Работа в офисе позволяет держать ряд процессов на ручном управлении, устной постановке задач в связке с почтой. При распределенной работе эти механизмы перестают работать. Если до этого момента у вас не было средства управления задачами, самое время начать внедрение.
Чек-лист перехода на удаленку мы давали в предыдущем посте, если вы не видели, обязательно сходите прочесть и скопировать.
Управлять удаленными сотрудниками не просто — это факт. Исследования показывают, что 39% сотрудников, которые работают удаленно, ищут способы избежать выполнения поручений. В этом посте советы, как организовать работу на расстоянии так, чтобы результаты не пострадали.
Как поддерживать удаленную работу
1. Удаленка ≠ оплачиваемый отпуск
Начать надо с разъяснений. Большинство сотрудников, для которых вы меняете в эти дни трудовой статус на дистанционный, не знают, что значит работать в режиме удаленки. Одно дело — написать отчет за два дня, пока отпросилась поработать дома на время болезни ребенка. Другое — вставать каждое утро, не спеша принимать душ, после неторопливого полноценного завтрака подойти к ноутбуку и приступить к обязанностям. При этом можно подольше поспать, ведь теперь не надо тратить час на дорогу. А еще не обязательно надевать костюм, завязывать галстук, укладывать волосы и надевать неудобные туфли. Чем не отпуск?
Многие работники именно так и воспринимают нежданно свалившееся на них счастье в виде удаленки. Счастье, слегка омраченное отчетами, докладами, анализом, сортировкой, процессами и цифрами. Но все это можно сделать потом. Попозже. Никуда не денется. Разошлите сотрудникам инструкцию о том, как все организовать для продуктивной удаленной работы. А лучше проведите онлайн-встречу, на которой проговорите все сложные моменты голосом и ответите на вопросы.
2. Встречи 1:1
Руководителю стоит регулярно общаться с удаленными сотрудниками один на один — просто чтобы понять, как у них идут дела, не изменилось ли их отношение к работе. Назначьте такие звонки каждому сотруднику раз в неделю. Так люди будут знать, что в назначенный день они выходят с вами на связь и обсуждают рабочие моменты. К такому формату они привыкнут быстро, если это будет на регулярной основе. Более того, это будет мотивировать их делать свою работу лучше и качественнее.
3. Максимальная открытость
Выстраивайте систему удаленной работы так, чтобы информация по проекту была открыта всем и можно было без труда подключать к нему новых сотрудников. Игра в уровни доступа сотрудников к информации — это пережиток, который создает у руководителей иллюзию контроля над подчиненными.
4. Планируйте, планируйте и ещё раз планируйте
При удаленной работе особенно важно тщательное планирование на разные отчетные периоды — месяц, неделю, день. Обязателен общий созвон коллектива в начале отчетного периода. В общедоступный план — пусть это будет хотя бы табличка в Google Docs — нужно записать задачи, ответственных и сроки. Для этих целей также отлично подходят продвинутые Jira, Asana, Trello. Мы советуем Trello или Asana. Оба инструмента имеют бесплатные планы. Приложения доступны как для компьютеров, так и для мобильных устройств. Но сновная трудность лежит не в инструменте и обучении владения им, а в вовлеченности сотрудников, дисциплине и ответственности.
Каждый день нужно устраивать короткие планерки — в каждой компании они называются по-своему: дэйли скрам, митап, стендап, дэйли митинг — одним словом, «летучки».
Очень важно,
чтобы это было одно и то же время каждый день — это дисциплинирует команду. На таких планерках мы узнаем, кто и что делал вчера, какие есть проблемы и что планируется делать сегодня. Это создает ощущение, что все работают, все сплочены общим делом — коллеги работают, значит, я тоже должен. Это то, чего не хватает, когда мы работаем на удаленке.
5. Позаботьтесь о прозрачности
Также потребуется общий облачный календарь или доступ к календарям коллег. Если в компании нет корпоративных планингов, «зашитых» в корпоративную почту, можно пользоваться теми, что есть в каждом телефоне. Наша доступность или недоступность должна быть прозрачной. Если вы звоните сотруднику, а он не берет трубку, вы должны видеть в календаре — у него общение с клиентом, к примеру, а не домашние дела или занятия спортом. В реальной жизни мы можем поднять голову и увидеть: ага, Вася разговаривает по телефону. Значит, я могу ему написать: подойди, как освободишься или просто помахать и привлечь внимание. Аналогично мы делаем здесь. Только вместо того, чтобы поднять голову и посмотреть на Васю, вы заходите в его календарь и видите все его активности.
Если ваш стиль руководства — тотальный контроль, установите на компьютеры сотрудников программы, которые отслеживают активность — сколько времени сотрудник пользовался тем или иным приложением, какие сайты посещал и прочее. Однако это подрывает доверие в команде, не рекомендуем так делать.
Любая активность, которая подразумевает участие более двух человек, должна быть в календаре. Это делается не для тотального контроля, а для того, чтобы остальному коллективу было легче выстроить отношения с каждым его членом. И если нужно отлучиться по личному делу, то следует поступить также, как это было при работе в офисе: просто отпроситься. И не забыть пометить это в календаре, конечно. Даже обед стоит отметить.
При заполнении календаря не нужно жалеть букв. Вместо скупого «Планерка» стоит написать ее тему, цель и прикрепить ссылку для быстрого подсоединения к видеоконференции. Один из удобных и при этом бесплатных вариантов календарей предлагает Google. Такая же функция есть и у продуктов Microsoft.
6. Оценивайте качество работы вместо количества отработанного времени
Ставьте задачи и отслеживайте их выполнение. Сделанная работа измеряется по результату, а не по затраченному времени. Впрочем это не отменяет необходимости обозначить рамки рабочего времени, желательно —
единые для всех. Так людям будет проще планировать свое время.
7. Быстро реагируйте на падение производительности
Если вы заметили, что удаленный сотрудник не продвигается в своих проектах или избегает делиться информацией, значит пришло время реагировать. Поговорите с глазу на глаз и дайте понять, что он не оправдывает ожиданий. Реагируйте в режиме реального времени, не откладывайте действия.
8. Начинайте с начальников
Всё вышесказанное в первую очередь касается руководителей. Именно он задает тон всей удаленной работе. Все те действия, которые начальник требует от сотрудников, он должен в первую очередь выполнять сам. Вы сами и ваши руководители должны всегда рассказывать своим сотрудникам о выполненных или заваленных задачах, делиться проблемами и не бояться спрашивать совета.
