HR-СТАТЬИ

Наши коллеги подготовили гениальный чек-лист для перевода сотрудников на удаленную работу. Сегодня это как никогда важно.
Кого перевести, а кого оставить в офисе, читаем здесь.
А далее переходим к организации удаленной работы.

Организация перехода

• Вы знаете, кто останется в офисе (если есть такая необходимость и возможность), а кто будет работать удаленно.

Будут работать из офиса	Будут работать из дома

• Вы знаете, как организовать работу оставшихся в офисе сотрудников.
• Вы знаете, какие меры предосторожности необходимо принять.

Обеспечение IT

• Вы знаете, что входит в джентльменский набор «удаленного бойца»: 1,2,3,4,5.
• Ваши сотрудники знают, как организовать свой домашний офис и разделить рабочее и личное информационное пространство.
• Те сотрудники, кому это необходимо, могут подключиться к своему офисному рабочему месту удаленно.
• Вы знаете, с помощью какого инструмента будете вести переписку по рабочим вопросам, с помощью какого общаться голосом и как проводить совещания.
• У вас есть решение, которое позволит организовать совместный доступ к файлам и документам.

Коммуникации

• Ваши сотрудники правильно заполнили свои профили в мессенджере и почте. Разместили свою фотографию, заполнили поля имя, фамилия и должность.
• Ваши сотрудники знают, что время ответа на сообщение в рабочем чате мессенджера не более _____________.
• Вы объяснили своим сотрудникам, что время ответа на электронное письмо не должно составлять более _____________.
• Вы добились понимания, что мессенджер — это канал для оперативной коммуникации по вопросам, которые не требуют длительной проработки, а почта дает собеседнику время подумать.
• Вы договорились, что если переписка по одному вопросу превращается в эпистолярный пинг-понг, необходимо назначать встречу и обсуждать голосом.
• Вы определили правила для виртуальных совещаний, например:

         - Совещания могут назначаться в промежутке с ___:___ по ___:___ (часовой пояс),
         - Участники регистрируются не позднее, чем за __ минут до начала встречи,
         - Видео включено,
         - Если вы не говорите, то микрофон выключен,
         - Все участники, по возможности, используют гарнитуры вместо встроенных микрофонов,
         - Каждый, кто берет слово, должен представиться,
         - Есть модератор и есть правила обсуждения: говорим по очереди/по руке, говорим кратко (не более 2 минут), не перебиваем и т.д.

Эффективность и результативность:

• Вы объяснили сотрудникам, что удаленка не то же, что оплачиваемый отпуск.
• Обязательные часы доступности всех членов команды — с ___:___ по ___:___ (часовой пояс: ___________________)
• Вы ведете задачи в системе _________________.
• Вы определили отчетный период для своей команды. Вы синхронизируетесь по текущему статусу задач ежедневно/еженедельно/ежемесячно. Встреча проходит каждый ____________ в ___:___.
• У каждого сотрудника есть доступный всем остальным календарь. Вы установили правила, что все в «рабочее время» фиксируют там свои активности.
• Вы договорились, что записи в календаре типа «планерка» без пояснений запрещены. У каждой встречи должна быть тема, цель и ссылка на систему видеоконференций или номер для конференц-колла.
• Вы установили правила по оформлению рабочего места при проведении виртуальных совещаний: рабочий пейзаж, форма одежды, на критичных встречах видео обязательно.
• Вы осознаете, что вы как руководитель сами выполняете свои же требования.

Юридические аспекты:

• Вы проанализировали свои локальные документы. У вас прописан канал связи для оперативного уведомления сотрудников.
• Вы закрепили документально изменение условий работы своих сотрудников:
• Зафиксирован регламент взаимодействия
• Указаны способы постановки задач и сроков
• Определены временные рамки перевода на удаленку
• Вы обсудили с сотрудниками условия компенсации тех благ, льгот и бонусов, которые он теряет при переводе на удаленку.
• Вы знаете о том, что перевод на удаленку — это не основание для снижения заработной платы работнику.

Информационная безопасность:

 

• Вы выработали компенсирующие меры для управления рисками, которые закрывали до этого средства защиты офисной сети.
• Вы рассказали сотрудникам, о том, что они тоже часть системы информационной безопасности.
• Ваши сотрудники знают:

         - Что такое фишинг и как отличить вредоносное письмо,
         - Зачем устанавливать антивирус на домашнем компьютере,
         - Почему qwerty, 123 456 и даже 654 321 — плохие пароли,
         - Что такое многофакторная аутентификация.

• У вас определен и опубликован регламент организации доступа к информации извне. Все работающие удаленно с ним ознакомлены.
• Вы используете бизнес-версии облачных сервисов.
• Все ваши внутренние системы имеют доверенные сертификаты.
• Ваши системы безопасности дают возможность определить, кто, куда, как и когда осуществлял доступ, что стало результатом доступа к информации.
• Специалисты по ИБ находятся в режиме боевой готовности и готовы всегда прийти на помощь.
• Вы не пользуетесь в работе сервисами, зарегистрированными на не корпоративные учетные данные (личные аккаунты).
• Вы проводите анализ настроек облачных сервисов до переноса на них конфиденциальной информации:

         - Индексация информации поисковиками выключена,
         - Вы в любой момент времени можете знать, кто и куда имеет доступ,
         - Вы настроили принудительную парольную политику.

 

Действуйте, друзья! Успеха и удачи!!