HR-СТАТЬИ

Управление виртуальной командой требует, чтобы менеджеры удвоили усилия в отношении основ управления, в том числе, установили четкие цели, организовали эффективные встречи, чётко общались и использовали индивидуальные и коллективные преимущества членов команды. Джули Уилсон, соноснователь Института будущего обучения и преподаватель в Гарвардском университете


В чём же специфика взаимоотношений между руководителем и сотрудниками при дистанционном управлении?

Главные фокусы

Три основных направления работы с командами, работающими дистанционно, на которых важно сфокусироваться руководителю: коммуникация, доверие и продуктивность.

Коммуникация

Обеспечение свободного и доступного сотрудникам циркулирования точной информации внутри организации создаёт ощущение принадлежности к коллективу. Обеспечить информационную осведомлённость и прозрачность работы должно наличие необходимого оборудования и программного обеспечения, выбор правильных инструментов для выполнения задач и культура работы (в т.ч. коммуникации).

Наличие необходимого оборудования и программного обеспечения
Проведите инвентаризацию наличия у сотрудников компьютера, всех необходимых доступов и программ, широкополосных подключений. Обратите внимание на возможности загрузки и выгрузки, чтобы обеспечить достаточную ёмкость для телефонии, видео или совместного использования экрана.

Не всем нужен одинаковый уровень пропускной способности, поэтому для поддержания реалистичности требований могут понадобиться некоторые рекомендации для каждой конкретной роли. Также, возможно, необходимо пересмотреть политику возмещения расходов в отношении личных широкополосных подключений. Некоторым сотрудникам может потребоваться инвестировать в мобильные точки доступа и связанные с ними планы передачи данных для создания адекватного доступа в Интернет дома.

Инструменты и технологии для виртуальной коллаборации
Технологии позволяют «виртуальным» командам быть жизнеспособными. Инструменты, выбранные вами, должны предоставить возможность чата, соавторства документов, совместного доступа к файлам и проведения совещаний с видео. Обратите внимание на то, чтобы используемые вами инструменты, были согласованы в рамках внутренних политик вашей компании, включая политику по информационной безопасности (инструменты, отражённые в данном курсе, носят рекомендательный характер).

Выберите наиболее интегральный с вашими задачами инструмент для коллаборации:

• чаты (Slack, Twist, WhatsApp, Viber);
• платформы для управления проектами (Trello, Jira, Asana, Wrike, Easy RedMine, Microsoft Teams, WebEx Teams, Notion);
• каналы видео-конференц-связи (Google Meet, Zoom, Cisco Webex, Google Hangouts, Skype, Video call in WhatsApp, Facetime);
• инструменты для коллаборации и прототипирования (Invision, Marvel, Adobe XD, Figma, Miro, Sketch);
• общие календари (Google, Doodle, Calendly).

Наличие правильных инструментов для совместной работы имеет решающее значение, и, выбирая инструмент, необходимо предоставить пользователям правильные инструкции и поддержку. При правильных инструкциях и поддержке эффективность использования инструментов увеличивается, а производительность сотрудников повышается. Вложение в этот тип поддержки на первоначальных этапах сократит время выхода команд на продуктивность.

Не все инструменты могут вам подойти - рассмотрите возможность пробного периода.

Доверие

Ключ к любым отношениям - доверие. Разделяемая миссия, общие цели, дух сотрудничества и стратегический подход к построению команды поможет с работой в удалённом формате.

Установите общую цель на период удалённой работы, основанную на ценностной миссии. Возможно, в этот период вам предстоит пересмотреть приоритеты выполняемых задач. Необходимо гибко и быстро реагировать на ситуацию и формировать однозначные краткосрочные планы.

Продуктивность

Избегайте микроменеджмента (чрезмерный контроль, проверка каждого шага своего сотрудника, принятие решений за него), препятствия №1 для продуктивной и успешной удалённой работы. Убедитесь, что ожидания ясны. Регулярно проверяйте производительность и продуктивность. Эффективная коллаборация, позволяющая развивать идеи друг друга и объединять сильные стороны участников команды, помогает выстраивать продуктивные отношения и доверие.

Чётко определите задачи внутри команды. Это заложит правильные ожидания в дистанционном формате. Очень часто стартапы и малый бизнес переживают проблемы с сотрудничеством из-за неспособности сформировать команды с понятным кругом задач и чёткими границами полномочий внутри организации. Люди должны чётко понимать роль в удалённой структуре, методы информирования и форматы отчётности.

Культура удалённой работы

Коммуникационные навыки сотрудников являются критически важным фактором «виртуальных» команд. В банке есть культура удалённой работы - мы все используем ВКС и ТКС почти на ежедневной основе. Одновременно необходимо убедиться, что виртуальные совещания и встречи проходят эффективно. А сотрудник, работающий удаленно, имеет навыки общения через каналы письменной коммуникации, звонки, коллаборативные платформы.

Держите сотрудников, работающих удалённо, в курсе дел в организации, как если бы они были в офисе. Установите последовательную методологию общения и общего информирования.

В ситуации карантина на дому мы можем столкнуться с изменениями в рабочих графиках. Часть сотрудников не будут использовать время разумно, другие могут выгорать из-за отсутствия границ, обеспечиваемых офисным форматом. Необходимо сразу продумать и принять правила, по которым команда будет работать.

С самого начала должны быть озвучены чёткие ожидания, ориентировочное время на выполнение заданий, ответственные и количество выполненной работы за неделю.

Поддерживайте работу в регулярные рабочие часы. Раздражение или зависящая от настроения коммуникация; письма, отосланные ночью; снижение качества выполненной работы могут быть сигналами возможного выгорания из-за отсутствия барьеров в балансе работы и частной жизни.

Ежедневные стендапы (короткие совещания, проводимые с целью выйти на общее понимание целей, конкретных задач и своего вклада) улучшают продуктивность, прозрачность и коллаборацию. Кроме общих встреч, руководителю необходимо регулярно проводить виртуальные встречи один на один со своими прямыми подчинёнными. Это даст возможность понимать личный прогресс сотрудника, работающего удалённо, и разрешить возможные возникающие вопросы.

При удалённой работе сотрудники будут использовать личные устройства и переключатся с работы в защищённых сетях и на проверяемых компьютерах на использование собственных устройств (с не всегда совместимыми форматами), а также домашнего и общедоступного Wi-Fi. Необходимо проконсультироваться и убедиться, что люди получили удаленный доступ без снижения уровня безопасности.

Чтобы проверить, все ли у вас готово, здесь мы давали чек-лист