Что это такое?
Технология Открытое Пространство это один из методов, позволяющих разным людям в различных организациях проводить воодушевляющие, творческие встречи и мероприятия. Вот уже на протяжении 15 лет работы Открытого Пространства стало ясно, что этот метод открывает возможности для потенциальных лидеров, помогает создать организации с творческой атмосферой, где простые люди, работая вместе, получают выдающиеся результаты с потрясающей регулярностью. На встречах, мероприятиях и в организациях, использующих Открытое Пространство, участники создают и сами реализуют свои планы работы, работая параллельно по вопросам, возникающим вокруг центральной темы стратегической важности, такой как: Какова может быть стратегия, группа, организация или сообщество, которую могли бы поддержать все заинтересованные люди, и работать с ней вместе?
Технология Открытое Пространство проводится в группах от 5 до 1000 человек. Она может проводиться в виде семинара в течение одного дня, в виде конференций в течение 3 дней, или в виде еженедельных встреч членов организаций. Обычный результат данной технологии - сильное и эффективное взаимодействие и усиление того, что уже существует в организации: планирование и действие, обучение и деятельность, страсть и ответственность, участие и исполнение.
Когда и почему?
Открытое Пространство лучше всего работает тогда, когда:
- работа очень сложна;
- люди, которых нужно вовлечь, представляют собой различные группировки, в которых в процессе реализации проблем бушуют сильные страсти и возникает возможность конфликтов);
- времени для решения нет.
Открытое Пространство называют страстью, сдерживаемой ответственностью, энергией в сочетании с намеренной самоорганизацией, высоким рабочим духом, хаосом и творчеством, эволюцией в организации. Это один из простых, но сильных способов приведения людей и организаций к действиям именно тогда, когда это больше всего необходимо. Открытое Пространство знаменито тем, что в нем отсутствует какая-либо видимая структуры работы, и постоянно существует возможность разнообразных сюрпризов. Однако на деле оказывается, что встречи с помощью Открытого пространства в действительности очень структурированы, но эта структура настолько соответствует потребностям людей и работе, которую необходимо проделать, что ее не замечают, поскольку она поддерживает (а не блокирует) работу в ее лучшем проявлении. В действительности, истории и рабочие планы, возникающие в Открытом Пространстве более сложные, более здравые, более надежные, и могут работать гораздо быстрее, чем программы, созданные экспертами или менеджерами.
Технология проведения "Open Space"
Данная методика применима на семинарах, конференциях, т.е. подходит для большого количества человек. Уникальность OPEN SPACE в том, что за минимум времени можно обсудить большое количество вопросов.
В работе по данной методике не навязываются темы обсуждения, а их предлагают сами участники. Здесь нет фиксированных групп, участники могут во время обсуждения переходить из одной группы в другую.
Ведущие:
Ведущие от 1 до 5 человек, в зависимости от общего количества участников.
Что делают ведущие?
- объясняют правила и принципы работы (последние должны быть зафиксированы на больших плакатах);
- заранее объявляют общую тему обсуждения;
- назначают места сбора групп;
- готовят, собирают и копируют протоколы;
- помогают в обсуждении разным группам (т.е. они «бабочки», переходят от одной группы к другой).
Что делают другие участники?
Участники:
- предлагают темы для обсуждений (кто предлагает тему, тот становится созывающим группы по обсуждению данного вопроса);
- могут быть «пчелками», т.е. работать в одной из групп;
- могут быть «бабочками», т.е. перемещаться во время обсуждения от одной группы к другой.
Принципы:
- Все собравшиеся здесь люди - наиболее подходящие участники;
- Процесс начинается, когда время приходит;
- То, что здесь происходит - единственное, что может произойти;
- Если всѐ, то всѐ. Если еще не все, то работа продолжается.
Закон:
Ø Закон двух ног.
Первая часть: Начало
(Требуется не менее 15 участников, но лучше больше). Ведущие озвучивают и объясняют принципы и законы.
1. Рынок
Любой из участников пишет на листе бумаге проблему, которую он хочет обсудить в рамках общей темы (Например: общая тема "Добровольцы - капитал тысячелетия", проблемы - как эффективно привлекать добровольцев, как создать эффективную структуру добровольческой организации и т.д.) Этот участник считается созывающим, т.е. сколько заявлено тем для обсуждения - столько и созывающих.
Ведущие изначально определяют места сбора групп и задают общее количество проблем.
|
Проблемы размещаются следующим образом (на место звѐздочек закрепляются листы с проблемами). Время
|
Место сбора группы
|
Место сбора группы
|
Место сбора группы
|
Место сбора группы
|
Место сбора группы
|
Место сбора группы
|
|
11-12
|
*
|
*
|
*
|
*
|
*
|
*
|
|
12-13
|
*
|
*
|
*
|
*
|
*
|
*
|
|
13-14
|
*
|
*
|
*
|
*
|
*
|
*
|
В данной ситуации 18 проблем для обсуждения на 3 часа, т.е каждый час обсуждается 6 проблем. (Если вы не имеете часа, то можно ограничиться 30 минутами, но не меньше).
Количество проблем в принципе не ограничено, но зависит от различных факторов: от имеющегося времени, от количества участников, но примерное соотношение: на 20 человек - не более 4-х проблем на один промежуток времени.
В данном случае имеются шесть созывающих, прикрепивших свои проблемы, с 11-12 часов они набирают себе группы. Далее Группы расходятся и начинают работать.
Все возникающие во время обсуждения вопросы и предложения каждая группа фиксирует в протоколе (приложение №1), которые после обсуждения сдаются ведущему.
Далее ничего не выносится на обсуждение, а начинается обсуждение новых проблем, заявленных с 12 до 13 часов. И так далее.
Примечания:
- вы можете переходить из одной группы в другую, если хотите поучаствовать в обсуждении многих проблем, т.е. вы - бабочки;
- вы можете работать только в одной из групп в течение часа, т.е. вы - пчелки;
- в процессе обсуждений могут возникать новые проблемы, которые прикрепляются на доску объявлений и обсуждаются тем же принципом (именно поэтому не рекомендуется изначально выставлять много проблем).
После окончания первой части Open Space ведущие делают копии созданных наработок каждому участнику.
Вторая часть: Конвергенция
1. Выбор и ранжирование
Участники знакомятся с результатами первой части Open Space, им дается время на их просмотр (10-15 минут). Затем все участники получают листы (приложение № 2), на которых записаны все обсуждаемые темы. Участники должны выбрать 10 тем, наиболее важных для них (10 - не принципиальное число, зависит от количества общих тем, но примерно ½ от количества тем в целом).
Далее участники должны поставить баллы каждой теме, от 1 до 10, где 10 - наиболее важная для них проблема.
2. Оценка.
Все темы обсуждения развешиваются Ведущими.
Каждый участник берет конверт, в котором заготовлено 55 клеящихся кружочков или ромбиков, соответствующих баллам. Участники переносят свои оценки, в соответствии, с поставленными баллами на темы.
Ø на это примерно уходит 5-7 минут.
Ø если нет клеящихся предметов, то можно оценивать и по-другому, например, просто поставить коробочки для каждой темы или просто маркером ставить точки, но это не так наглядно.
3. Подсчет
После процедуры оценки каждый созывающий ведет подсчет баллов, поставленных его проблеме (теме).
Число баллов по каждой теме сообщается ведущему. Ведущий объявляет 5 тем, набравших большее число баллов (5, если выбиралось для оценки 10 тем).
Далее идет обсуждение по этим 5 темам, т.е. созывающие по этим 5 темам также набирают себе группы. Каждый созывающий берет протокол (приложение №3). Время обсуждения может варьироваться от 30 до 60 минут, но это должно быть оговорено ведущими заранее.
Ведущие на ватманах делают такие же протоколы для каждой группы и вывешивают их. Это делается для того, чтобы каждый участник мог внести свои дополнения в другую группу, т.к. на этом этапе уже практически невозможно быть "бабочкой", т.е. переходить из одной группы в другую во время обсуждения. Все поступившие предложения созывающий затем переписывает в протокол, который сдается ведущему.
Заключение
Заключение: круг
Все участники по кругу выражают свое мнение о работе Open Space.
Организаторы Open Space в это время копируют результаты работы второй части, т.е. приложение №3, которые после "круга" участники могут взять.
Что в результате?
Когда мы открываем пространство для людей, чтобы они могли сделать самую важную для себя работу, мы никогда не знаем точно, что произойдет, но мы можем гарантировать, что группа получит нужные результаты, когда она входит в Открытое Пространство:
1. Все самые важные для участников вопросы будут подняты.
2. Все вопросы, которые будут подниматься участниками, будут выдвинуты наиболее квалифицированными и способными к их решению участниками, которые сами будут способны сделать нужные шаги в этом направлении.
3. В такое короткое время как один или два дня, все самые важные детали, дискуссии, данные, рекомендации, выводы, вопросы для будущих исследований и планы для немедленных действий получат свое документальное подтверждение во всеобъемлющем отчете законченном, напечатанном, и розданным участникам в момент завершения их работы.
4. В необходимых случаях, и если позволяет время, общее содержание материалов отчета может быть рассмотрено, и за несколько часов будут расставлены приоритеты даже в самых больших группах (сотни людей).
5. После мероприятия все его результаты могут быть доступны для всей организации или сообщества в течение нескольких дней после его проведения, и, таким образом, в процесс обсуждения и реализации могут быть вовлечены все заинтересованные лица прямо сейчас.
6. И такие результаты могут быть запланированы и реализованы быстрее, чем это возможно при так называемых интервенциях в большие группы. Их буквально возможно получить за несколько дней и недель, там, где другие подходы требуют месяцев и многих лет.
Метод Открытого Пространства работает и позволяет людям и работе двигаться вперед, однако есть и плохие новости - это может означать, что все делается совсем по-другому, чем раньше. Желаемые вещи могут появиться, а те, которые не желаемы, могут исчезнуть, а иногда наоборот. В целом, Открытое Пространство возвращает жизнь в организацию, и организации к жизни.
Источник: www.hrm21.ru
