Еще десять лет назад, будучи HR-директором, я создавала библиотеку для сотрудников, закупая бумажные книги. А девушка, ответственная за обучение, заносила в электронный каталог информацию о том, кому и когда книга была выдана, когда она должна быть возвращена и пр.
Времена изменились, корпоративные электронные библиотеки благополучно пережили три поколения, постоянно расширяя функциональные возможности для пользователей. Теперь это уже не просто файлы doc или pdf, а серьезные коллекции текстовых и медиа- (аудио, видео) материалов, которые доступны пользователю как онлайн, так и через мобильные приложения. А сами книги стали гибридными – хочешь читай, хочешь слушай по дороге на работу.
В нынешнем – четвертом – поколении библиотек эйчар (или другой ответственный человек с правами администратора) может наблюдать всю активность пользователей, интерактивно взаимодействовать с ними, иметь подробную статистику, управлять контентом.
А читатель может комментировать библиотечные документы, дополнять их заметками, а также создавать собственные документы. Он может скопировать понравившийся отрывок и отправить коллегам или знакомым на мейл или запостить в социальных сетях. Доступ работает и с компьютера, и с мобильных устройств, как он-, так и офф-лайн.
Когда пользователь задействует несколько устройств, между ними происходит синхронизация используемых файлов, и в планшете вы откроете книгу там же, где сделали закладку на ноутбуке.
Доступ к корпоративной электронной библиотеке четвертого поколения предоставляет компания Альпина Диджитал и сервис Safari Books Online.
На мой взгляд, многие компании недооценивают этот серьезный инструмент. Буквально по пальцам можно пересчитать тех, у кого библиотека установлена. Не берусь судить о причинах, но давайте вместе посмотрим, какие важнейшие задачи она помогает решать. И, уверена, ни один настоящий эйчар не сможет устоять.
1. Удобство обращения к внутренней документации компании
Сколько у вас накопилось приказов, стандартов, регламентов, инструкций, шаблонов, презентаций, отчетов и прочего, что принято называть «корпоративными знаниями»? А сколько в вашей компании работает «полевых» сотрудников: продавцов, мерчендайзеров, консультантов, агентов, экспедиторов? Сколько занято в охране, на производстве и в транспортной сфере, без доступа к корпоративному порталу или СДО?
В электронной библиотеке у нас есть возможность все внутренние документы компании поместить в корпоративную энциклопедию. Есть возможность группировки материалов по должности сотрудника, возможность автоматического добавления и обновления материалов на устройствах сотрудников.
Подумайте только о новичках! Ведь за короткий срок им нужно изучить массу внутренней документации. Они будут вам очень благодарны, если в одном месте смогут ее найти. А признательность их руководителей (или наставников), которых новички перестанут донимать вопросами, где найти ту или иную информацию, даже не берусь описать.
2. Обучение и развитие разных категорий сотрудников
- Распространенная ситуация: «полевые» сотрудники удалены от офисов, при этом результаты компании зависят от их профессионализма. Теперь через электронную библиотеку мы можем обучать их основным компетенциям, например, методологии продаж и работе с клиентами, не отрывая от работы и отслеживая их прогресс. Кроме того, мы можем оперативно поставлять им самые свежие сведения о продукте, рынке, конкурентах.
- Руководитель подразделения теперь может составить точную подборку книг в рамках индивидуальной программы развития своих подчиненных, проконтролировать их изучение и поговорить о том, что сотрудник вынес, что будет делать по-другому.
- Подобрав литературу для каждого уровня-грейда сотрудников мы формируем прозрачную систему карьерного планирования, где каждый видит, какие темы и материалы ему нужно освоить (и какой сдать экзамен), чтобы продвинуться в компании вертикально или горизонтально.
- Внутри программы кадрового резерва нам тоже очень удобно назначить те или иные книги по лидерству, менеджменту, маркетингу, финансам и пр. для освоения резервистами. Разделы уже сформированы, одним кликом мы видим десятки книг по нужной нам тематике.
- И, наконец, мы чудесным образом дополняем внутренние обучающие тренинги деловой литературой на соответствующую тематику, что значительно повышает эффективность тренинга, помогает закрепить изученный материал.
3. Удержание «звезд»
Высокопрофессиональные и жадные до развития сотрудники легко получают доступ к самым новым или «модным» изданиям деловой литературы и периодическим изданиям, которые сложно получить самостоятельно. Например, к сотням интересных и полезных книг издательств «Альпина Паблишер» и «Манн, Иванов, Фербер». К книгам, которые на пике интереса и обсуждаются в сети.
4. Периодическая оценка или отбор претендентов в кадровый резерв
С помощью корпоративной библиотеки у нас есть возможность отслеживать буквально каждого сотрудника: его мотивацию к развитию, усердие и стабильный прогресс. Теперь нас сложнее обмануть, подготовившись к интервью для внутреннего отбора: мы видим, какие книги и материалы в течение, например, полугода действительно были изучены.
5. Формирование самообучающейся организации через культуру чтения
Каждый управленец согласится, что читающий и развивающийся сотрудник нам милее и дороже, чем не читающий. Здесь мы устраиваем всевозможные конкурсы и акции, повышающие интерес к чтению, создающие моду на него: викторины, кто прочел быстрее, кто больше, кто написал качественный пост по прочтению на корпоративный портал – творчество ограничено только вашей фантазией, опять же всегда можно подсмотреть фишки других компаний в этой области.
6. Повышение лояльности сотрудников, их приверженности компании
Ваша библиотека снабжена логотипом и другой визуальной атрибутикой. Каждый раз заходя в нее, сотрудник идентифицирует себя с компанией.
Наиболее активным читателям вы можете давать пин-коды, которые они смогут дарить своим друзьям, что повышает их гордость за компанию. Вы можете дарить пин-коды доступа клиентам и партнерам - это наверняка понравится им больше, чем календари и конфеты. Отдел маркетинга сэкономит бюджет на подарки. А главное, они получат неопровержимое доказательство стремления вашей компании к профессиональному росту.
7. Повышение инновационности компании
Например, мы в течение месяца вместе читаем несколько отобранных книг по профилю нашей деятельности. А потом садимся в круг и обмениваемся идеями, пришедшими нам в голову во время чтения. И выходим с конкретным планом-графиком реализации этих идей.
Резюмировать не буду. Выводы вы сделаете сами. А чтобы вам одобрили добавление в бюджет расходов на корпоративную библиотеку, просто переведите в цифры семь пунктов выше. Перед этим расчетом не устоит ни один директор - выходы от использования корпоративной библиотеки будут на порядок выше ее стоимости на входе.
Юлия Чемеринская, президент HR-Академии
