HR-СТАТЬИ

Статья написана консультантом компании De Tech, Марией Наварро. Мария Наварро имеет богатый опыт в коучинге первых лиц компании, стратегическом управлении персоналом и фасилитации в международных компаниях. Что такое фасилитация, и какие принципы при её проведении необходимо соблюдать — основные темы статьи.

В связи с тем, что всё больше организаций стало использовать занятия в группе и создавать команды для обучения, возросла необходимость в дополнительной организации групповой работы или фасилитации.

Группы объединяются в команды для реализации различных задач. В целом, это может быть координация независимой работы, выполненной отдельными представителями команды, обмен информацией, принятие решений, интегрирование знаний для выполнения определенных заданий на различные темы, решение рабочих проблем, подготовка к проекту и многое другое. Компании, в свою очередь, должны оказывать содействие в достижении тех или иных целей своим сотрудникам, объединившимся в рабочие группы, что можно сделать посредством фасилитации.

Фасилитация — это разработка мероприятия и контроль самого процесса, в ходе которого участники групп смогут успешно достичь поставленных целей. Во время фасилитации для получения результата должны использоваться правильные методы, а члены команды активно генерировать полезную информацию, обмениваться ею, а впоследствии использовать её, принимать успешные решения и воплощать их в жизнь, достигая тем самым, желаемого результата.

Таким образом, мы можем дать определение «фасилитации», как разработке и управлению процессом, который помогает группам сотрудников выполнять их работу и свести к минимуму распространенные проблемы людей, с которыми они сталкиваются при совместной работе.

Фасилитация — нейтральный процесс (в части, касающейся содержания мероприятия и его участников), который делает акцент на следующих аспектах:

• какие цели должны быть достигнуты

• кто должен быть вовлечен в процесс

• как должен быть разработан процесс, и в какой последовательности должны быть выполнены задания

• какая должна быть модель общения, насколько она эффективна, и какой должен быть результат

• какой уровень подготовки участников должен быть и как должны быть использованы ресурсы

• как распределить вовлеченность участников и их потенциал

• как создать благоприятную рабочую и психологическую атмосферу

Фасилитаторы — нейтральные гиды, которые, соблюдая нейтралитет, тем временем, берут на себя активную роль по управлению процессом.

Нелегко найти хороших фасилитаторов и развивать их, так как многие специалисты, особенно внутри организации, привыкли выступать в роли игроков или руководителей. Хороший фасилитатор должен обладать определенным набором навыков:

• четко соблюдать основные принципы фасилитации

• разрабатывать проект мероприятия на базе определенных навыков, полезных для фасилитации

• развивать и использовать основные навыки, чтобы четко выполнять обязанности фасилитаторов и максимально соответствовать своей роли

• учитывать личные характеристики участников, которые будут полезны при проведении фасилитации.

Эффективная фасилитация предполагает долгий процесс, который может привести к раскрытию потенциала всех участников группы в полном объеме.

Фасилитировать — значит «сделать легким».

Тот, кто фасилитирует — облегчает другим выполнение их заданий. Это — правда и в простом, и глубоком смысле слова. Проще говоря, фасилитатор продумывает процедуры и формат мероприятий, которые дают возможность группе накопить совместные знания, структурировать их, затем выбрать курс действия, который поддерживался бы совместными и обоюдными решениями, а также обязательствами по отношению друг к другу.

Фасилитатору необходимо наблюдать со стороны за происходящим и анализировать процесс, обращая внимание на небольшие нюансы в поведении участников, которые очень часто прерывают плавный ход дискуссии в группе.

Фасилитация в глубоком смысле означает — раскрытие настоящих человеческих качеств у присутствующих участников группы и помощь стать нечто большим, чем просто участники. В связи с этим, задача фасилитации — помочь отдельным участникам найти гармонию в отношениях с организацией, а также с самими собой, поэтому для эффективного проведения фасилитации, ведущий мероприятия должен хорошо знать процесс и обладать соответствующими навыками.

Как провести фасилитацию, а также выбрать фасилитатора?

Предлагаем несколько способов.

Найти фасилитатора среди сотрудников организации

Используя внутреннего фасилитатора — будь то член правления, сотрудник отдела по персоналу, один из штатных сотрудников или временный волонтер — вы сэкономите время на том, чтобы ввести в курс дела человека со стороны. Кроме того, участие в качестве фасилитаторов предоставит одним или нескольким сотрудникам возможность проявить себя и усовершенствовать свои навыки проведения интервью, а также позволит организации использовать денежные средства в других целях. Лучше всего, если к участию в фасилитации мероприятия не привлекаются ни председатель правления директоров, ни исполнительный директор (генеральный директор) — это ограничивает возможности данных представителей в участии. Нейтральное поведение и объективное отношение к участникам на протяжении всего процесса — главная задача сотрудников, которые исполняют роль внутренних фасилитаторов.

Привлечь внешнего фасилитатора

Привлечение квалифицированного специалиста или консультанта со стороны позволит провести фасилитацию на высоком уровне, при этом у сотрудников организации появится возможность сконцентрироваться на других аспектах данного мероприятия. Для успешного проведения мероприятия, очень важно, чтобы перед его проведением внешний фасилитатор был в целом знаком со структурой организации, имел представление об истории компании и её культуре. Привлекая стороннего фасилитатора, тем самым вы показываете, что готовы к самооценке, а благодаря тому, что внешний фасилитатор соблюдает нейтралитет, участники могут быть откровенны с ним.

Провести мероприятие, не прибегая к услугам фасилитатора

Работа в группах и командах без привлечения фасилитатора требует крайне четкого разработанного процесса, последовательных дополнительных заданий, предназначенных для каждой заданной дисциплины и безупречной командной работы. Этот способ является одним из самых эффективных для организаций с опытом, которая заинтересована в развитии и использовании совместных навыков во время работы и проведении встреч. Без дополнительной организации групповой работы, очень важно, чтобы команды руководствовались четкими правилами для выполнения своей работы и следили за тем, чтобы не было непродуктивных дискуссий, а также не было отдельных доминирующих участников, при необходимости сглаживали разногласия, которые легко могут привести к конфликту.

Привлечь внешнего и внутреннего фасилитаторов одновременно

Совместная работа внутреннего и внешнего фасилитаторов несколько усложняет ведущим исполнение своих ролей, в то же время позволяет участникам мероприятия получить самое лучшее и от того и от другого. Если выбранный план мероприятия предполагает большое количество групповых сессий или подробные беседы, а также если организация территориально рассредоточена, то привлечение внешнего фасилитатора и/или нескольких внутренних, может быть полезна для компании.

При выборе внешнего фасилитатора не забудьте использовать следующие этапы оценки:

• провести предварительный подбор кандидатов

• запросить письменные предложения (от потенциальных консультантов)

• провести начальное интервью

• проверить рекомендации

• провести финальное интервью и сделать выбор