Отлаженные бизнес-процессы – ключ к успеху в современном мире. Если компания хочет быть лидером, она должна четко выстроить внутренние процедуры. Самый удобный способ – перевести рутинные процессы на аутсорсинг. Это теория, а практика? Готовы ли компании отдавать на сторону кадровое делопроизводство и расчет зарплаты? Представляем вам результаты опроса E-xecutive.
Может быть, всем уже надоело читать про кризис, но нельзя не отметить, что именно он оказал сильное влияние на развитие аутсорсинга в нашей стране. Массовое сокращение персонала, сокращение издержек привели к тому, что компании всерьез задумались о том, что дешевле, спокойнее и эффективнее не держать штат своих специалистов, а прибегнуть к услугам провайдеров аутсорсинга. У топ-менеджеров и владельцев бизнеса сформировалось совершенно четкое понимание того, что некоторые затратные административные и просто непрофильные функции можно с легкостью передавать на аутсорсинг, экономя средства и приобретая гибкость и четкость бизнес-процессов. Например, аутсорсинг расчета заработной платы за последние несколько лет уже отвоевал себе значительную долю рынка – компании стали активнее привлекать провайдеров для решения вопросов, связанных с обеспечением расчета зарплаты сотрудников, отпускных и больничных, компенсаций при увольнении, вознаграждений и пр.
Е-xecutive совместно с компанией UCMS Group провели исследование, направленное на то, чтобы выяснить, насколько различные компании готовы сегодня прибегать к аутсорсингу в области управления персоналом , какие они видят в этом преимущества для своего бизнеса, а также какие препятствия мешают распространению услуг аутсорсинга. Поскольку E-xecutive уже проводил подобное исследование в конце 2007 года, то этой статье будут представлены не только выводы настоящего опроса, но и будет проведено сравнение рынка аутсорсинга в 2007 и 2011 годов.
Аутсорсинг в области управления персоналом (HR-аутсорсинг или кадровый аутсорсинг) − это привлечение внешних ресурсов (компаний), которые специализируются в области управления персоналом и обладают соответствующим опытом, знаниями, техническими средствами, для выполнения всех или части функций по управлению процессами HR-службы. Заказчик только формулирует задачи перед поставщиком услуг. При этом право контроля, способ выполнения задачи, ответственность за достигнутый результат ложится на поставщика услуг.
Профиль респондентов
В опросе, посвященном исследованию российского рынка услуг аутсорсинга в области управления персоналом (услуг кадрового аутсорсинга), приняли участие 293 респондента. Среди них было выделено несколько групп в соответствии с профессиональной специализацией. Наибольшую активность проявили следующие группы респондентов: генеральное руководство, управление персоналом, финансы, информационные технологии, т.е. те, кто так или иначе в компании непосредственно соприкасается с аутсорсингом: принимает решение или занимается внедрением.
Рис. 1. Выборка респондентов по специализациям
География исследования охватила практически все регионы России. Традиционно Москва и Санкт-Петербург являются лидерами по общему количеству участников опроса, что закономерно, так как у большинства компаний головные офисы располагаются именно в столицах.
Большинство респондентов работают в российских компаниях – 77%, в иностранных корпорациях работает 13%, а в совместных компаниях трудится 10% опрошенных. По численности компаний мы получили следующие данные: 33% респондентов работает в компаниях, чей составляет штат менее 50 человек; 26% - в организациях со штатом от 100 до 500 человек; 17% - в компаниях численностью от 50 до 100 сотрудников; 11% - в коллективе от 500 до 1000 человек; 13% - в организациях со штатом свыше 1000 человек.
Судя по тому, что большинство респондентов работают в компаниях, являющихся представителями российского малого и среднего бизнеса, то можно сделать вывод, что именно они сегодня – наиболее активные потребители услуг кадрового аутсорсинга. Причем, если в 2008 году услугами аутсорсинга пользовались в основном компании, имеющие территориально-распределенную структуру, то сегодня структура компании большого значения не имеет. Хотя по-прежнему компании, имеющие филиалы, прибегают к услугам кадрового аутсорсинга чаще, чем компании, имеющие локальную структуру. 56% респондентов работает в компаниях, имеющих территориально-распределенную структуру, а 44% - в компаниях, имеющих локальную структуру.
Обзор рынка аутсорсинга
Рис. 2 Виды аутсорсинга, которые используют компании респондентов (Кликните на картинку, чтобы увеличить график)
На протяжении последних четырех лет рынок уверенно растет, показывая динамику около 15-20% в год, а в 2010 году этот показатель достиг 30%. По итогам 2009 года совокупная выручка компаний, практикующих аутсорсинг учетных функций, составила 3,2 млрд рублей. Все это говорит о том, что услуги аутсорсинга будут востребованы на российском рынке все больше.
Рис. 3 Бизнес-процессы, которые передаются на аутсорсинг (Кликните на картинку, чтобы увеличить график)
Как видно из представленных данных – самый распространенный вид аутсорсинга на сегодня – подбор и найм персонала, далее идут виды аутсорсинга, связанные с развитием и обучением персонала. Аутсорсинг расчета заработной платы и аутсорсинг кадрового делопроизводства значительно уступают в популярности двум предыдущим видам. Последний вид услуг пока является относительно новым явлением для России и поэтому слабо развит. А вот аутсорсинг расчета заработной платы весьма востребованная услуга на рынке, хотя ее быстрому распространению и мешает сложность и запутанность российского трудового законодательства. Но плюсы – оптимизация деятельности компании и снижение издержек – значительно способствуют росту интереса к этому виду аутсорсинга. Зачем тратить время и деньги на подбор и адаптацию нужного сотрудника, если гораздо проще и эффективнее нанять профессионалов за те же деньги? Основным потребителем этой услуги являются западные компании, привыкшие отдавать непрофильные и административные процессы на аутсорсинг.
Специалисты отмечают, что кризис не снизил темпы роста рынка. «Основной тенденцией 2010 года стал заметный рост интереса к аутсорсингу бизнес-процессов именно со стороны российских компаний, − отмечает Андрей Шабанов, вице-президент по корпоративным услугам и технологиям UCMS Group в регионе EMEA. — Например, в 2008 или 2009 году основным потребителями наших услуг были иностранные представительства. В настоящее время мы получаем все больше запросов на сервис от российского бизнеса, в основном, от инновационных и динамично развивающихся компаний. Интересно, что с изменением аудитории мы видим и изменения самих запросов на сервис. Теперь компании непросто ищут аутсорсингового провайдера, потому что так хочет глобальный офис. Теперь они приходят к нам с дилеммой - что лучше выбрать «штатника» или передать эти функции на аутсорсинг».
О популярность и востребованности кадрового аутсорсинга также свидетельствует постоянно увеличивающиеся количество игроков на данном рынке. Появляются российские компании, предлагающие аутсорсинговые услуги, и международные корпорации активно открывают свои офисы в России. Конечно, большинство отечественных компаний пока не могут тягаться с лидерами рынка, в крупных тендерах учувствуют пока не более пяти аутсорсеров, но это говорит лишь о том, что многие компании – это пока только начинающий бизнес, а значит перспективы роста рынка кадрового аутсорсинга положительные и многообещающие.
Недавнее исследование «Финансовой Газеты» было посвящено сравнению стоимости услуг аутсорсинга расчета зарплаты с реализацией ее расчета внутри компании. Результаты оказались весьма интересными: для большинства компаний, в штате которых состоит не более 1500 сотрудников, аутсорсинг расчета зарплаты начинает приносить прибыль уже через год после старта проекта. А для небольших фирм выгода от применения аутсорсинга оказалась обратно пропорциональна размеру компании – чем меньше организация, тем больше она экономит на поддержке расчета заработной платы, работая по модели аутсорсинга. Согласно проведенной оценке, возврат инвестиций (ROI) для небольших компаний, содержащих в штате до 100 сотрудников, составляет порядка 60% уже в первый год применения аутсорсинга. Это солидная цифра, которая, безусловно, говорит в пользу использования аутсорсинга. В сегодняшних непростых экономических условиях сэкономленные в таком масштабе средства пригодятся любой компании.
Рис. 4 Сравнительные данные по использованию аутсорсинга российскими и зарубежными компаниями
Теперь несколько слов о подборе и обучении персонала. Эти виды являются наиболее востребованными сегодня на рынке, как показало исследование. Есть несколько причин подобной популярности .Во-первых, эта функция очень трудоемка и дорого обходится для большинства компаний: в кризисное и посткризисное время количество резюме, которые вынуждены просматривать специалисты отделов по персоналу увеличилось в разы, на одну хорошую вакансию в день может приходить до 400 откликов. Чтобы обрабатывать подобный массив данных нужно иметь большой штат, а в кризис как раз отделы по рекрутингу и HR-отделы попали по массовое сокращение, и до сих пор еще в большинстве компаний их численность не восстановилась. В этих условиях гораздо эффективнее отдать функцию подбора опытному провайдеру. Кроме того, контракт с агентством обойдется компании дешевле, чем содержание собственного отдела по найму персонала. Вторым аргументом в пользу популярности этого вида аутсорсинга является достаточно высокий уровень развития рынка кадровых услуг в России. Этот вид аутсорсинга появился давно, он проверен временем, на рынке есть масса предложений от самых разных провайдеров – от маленьких российских агентств до международных корпораций, законодательно он прекрасно регулируется и главное – при этом виде аутсорсинга для компании очень невысоки риски.
Почти тоже самое можно сказать и следующем виде аутсорсинговых услуг – обучении и развитии персонала. Это привычная и всегда необходимая услуга для компаний – только большие западные компании и некоторые российские гиганты имеют собственные корпоративные университеты, для остальных компаний, которых на рынке большинство – это непозволительная роскошь. Поэтому приходится прибегать у услугам различных тренинговых компаний. Аутсорсинг процессов обучение и развитие персонала сегодня далеко не так популярен, как найм персонала, но в таком большом разрыве, скорее всего, виноват кризис 2009 года. Можно с уверенностью сказать, что этот вид аутсорсинга будет увеличивать свою долю на рынке.
Также нужно отменить, что многие компании предпочитают отдавать на аутсорсинг бухгалтерский и налоговый учет. Это самый популярный вид некадрового аутсорсинга.
Востребованность различного вида аутсорсинга зависит также и от размера компании. Согласно данным исследования, максимально популярен и востребован аутсорсинг расчета заработной платы в компаниях численностью менее 50 человек и компаниях, имеющим штат от 100 до 500 человек. В остальных срезах – компании со штатом от 50 до 100 человек, от 500 до 1000 человек и свыше 1000 человек – лидером по популярности являются услуги, связанные с персоналом, причем подбор и найм персонала явно лидируют.
Рис. 5 Сравнительные данные по использованию видов аутсорсинга компаниями разного размера
Если в 2008 году наиболее заинтересованными лицами в использовании аутсорсинга были финансисты - главные бухгалтера и финансовые директора, то сегодня это – владельцы бизнеса. Это означит, что, если раньше владельцев нужно было убеждать в необходимости того или иного решения, то сегодня они самостоятельно ищут возможности для совершенствования бизнес-процессов и оптимизации издержек. Безусловно, кризис внес свою лепту в этот процесс, хотя и раньше окончательное решение, как правило, оказывалось за владельцем бизнеса.
Кроме того, к обращению к внешним провайдерам владельцев подталкивает и внутренняя обстановка в компании. Согласно данным PricewaterhouseCoopers, в 2009 году все более распространенным становится такой вид мошенничества, как искажение финансовой отчетности. Значительное увеличение преступлений этого типа можно объяснить сбоями в системе контроля, которые происходят в результате сокращения затрат. Сказывается и давление, связанное с необходимостью достижения целевых показателей на фоне постоянно усложняющейся ситуации. Как показало исследование PricewaterhouseCoopers, процент мошенников внутри компаний в 2009 году составил 34%. Для сравнения – в 2007 эти цифры составляли 38%, а в 2005 – 13%. Прием в штат нового сотрудника, получающего доступ к важным для компании бизнес-процессам, ведет к новым рискам, которые не могут быть исключены трудовым договором. Сторонняя организация по определению изолирована от внутренних игр отдельных сотрудников и преследует совсем иные, противоположные по сути своей цели – предоставить максимально правильные и честные расчеты, чтобы сохранить репутацию и клиентов. Кроме того, существует возможность подписания дополнительных соглашений с провайдером, позволяющих заказчику определять срок контракта, а также возможность быстрого и безболезненного выхода из него.
Рис. 6 Лица, наиболее заинтересованные в передаче расчета зарплаты и кадрового делопроизводства на аутсорсинг
Самое большое достоинство аутсорсинга заключается в том, что провайдер может выполнять каике-то процессы в компании лучше, быстрее и дешевле, чем это делает сама компания. То есть речь здесь идет об эффективности. Однако этим базовым принципом достоинства HR-аутсорсинга не ограничиваются. Если говорить об аутсорсинге заработных плат и кадрового делопроизводства, то на первый план выходит желание организации оптимизировать численность персонала финансовой и кадровой службы. И это явно последствия финансового кризиса – компании, вынужденные в 2008-2009 гг. искать возможности для сокращения издержек, пересмотрели собственные бизнес-процессы и пришли к выводу, что содержать штат сотрудников менее выгодно, чем заключить договор с внешним провайдером. Аутсорсинг также позволяет снижать нагрузку на внутренние службы, не увеличивая штат, а отдавая часть, которую можно стандартизировать, на откуп провайдеру. Но, что удивительно и совершенно нетипично для предкризисных годов, многие респонденты признались, что аутсорсинг – это хороший способ снизить зависимость компании от сотрудников.
И как ни странно, но о тех преимуществах аутсорсинга, которые специалисты называют как основные, а именно – повышение уровня конфиденциальности, повышение прозрачности бизнес-процессов, повышение финансовой эффективности – пользователи услуг кадрового аутсорсинга вспоминают в последнюю очередь. Это говорит о том, что с помощью аутсорсинга компании решают в основном сиюминутные проблемы, не задумываясь о долгосрочной перспективе и о развитии бизнеса в целом.
Рис 7. Преимущества использования аутсорсинга расчета зарплаты и кадрового делопроизводства (Кликните на ссылку, чтобы посмотреть граифк)
Выбирая партнера из существующих предложений на рынке аутсорсинга, компании ориентируются, в первую очередь, на стоимость услуг. После кризиса, научившего все организации экономить и аккуратно считать средства, это закономерный выбор. Кроме того, явственно видно, что компании хотят получить максимально возможные гарантии надежности партнера, поэтому им крайне важны предыдущий опыт работы, репутация на рынке, рекомендации заказчиков, а также они хотят получить дополнительные гарантии касательно уровня сервиса от самих аутсорсеров. Нельзя сбрасывать со счетов и тот факт, что знание специфики бизнеса компании, опыт работы в этой сфере дает провайдеру дополнительные очки и склоняет клиента к выбору в его пользу.
Вообще стоит отметить, что знание специфики бизнеса – это одна из самых болезненных точек работы с аутсорсерами, по мнению респондентов. Специфика русского бизнеса и отдельных отраслей заставляет компании с подозрением относиться к стандартным предложением от аутсорсеров, предложениям, не диверсифицированным в расчете на ту или иную отрасль. Из этого можно сделать вывод, что пусть самый лучший, но при этом шаблонный продукт не будет пользоваться спросом на российском рынке.
Рис.8 Факторы, являющееся решающими при выборе аутсорсинг-провайдера (Кликните на картинку, чтобы увеличить график)
По мнению респондентов, основными причинами, тормозящими широкое распространение услуг кадрового аутсорсинга на российском рынке, являются:
§ ментальные причины — боязнь утечки конфиденциальной информации, неготовность топ-менеджмента компании и внутреннее сопротивление нововведениям в организации;
§ внешние причины — недостаток информации об этой услуге на рынке, несовершенство законодательства в сфере регулирования налогового и бухгалтерского учета, а также высокая стоимость услуг.
Также как в 2008 году главной причиной, препятствующей передаче бизнес-процессов на аутсорсинг, респонденты назвали боязнь утечки конфиденциальной информации. И хотя практика показывает, что этот страх беспочвенен, и все возможные негативные моменты строго оговариваются в контракте, да и риски потери репутации и клиентов для провайдера не пустой звук, все равно компании опасаются допускать сторонние организации к внутренним делам, которые к тому же являются коммерческой тайной. Однако как мы уже подчеркивали выше, гораздо сильнее коммерческой тайне и сохранности конфиденциальной информации вредят не внешние партнеры, даже имеющие допуск к закрытым данным, а внутреннее мошенничество.
Но нельзя не заметить, что если подобный страх сохраняется на протяжении нескольких лет, то, значит, провайдеры недостаточно активно с ним борются и таким образом тормозят развитие рынка аутсорсинга. Хотя, нельзя не отметить, что с в 2008 году аутсорсеры провели масштабную просветительскую кампанию относительно сущности и выгоды своих услуг – в списке причин, препятствующих передаче бизнес-процессов на аутсорсинг пункт «Недостаток информации об этой услуге» переместился со второго места на шестое.
А вот пункт «высокая стоимость услуги», наоборот, резко набрал баллы и переместился с шестого места на третье. Что косвенно свидетельствует о том, что вместе с ростом популярности услуги выросли и цены на нее.
Рис.9 Причины, препятствующие передаче бизнес-процессов на аутсорсинг (Кликните на картинку, чтобы увеличить график)
Нельзя не отметить и негативную тенденцию на рынке – с 2008 года резко выросла количество жалоб на качество услуг, предоставляемых провайдерами. Сегодня этот пункт возглавляет список сложностей, возникающий в процессе общения с провайдером.
Как показали итоги опроса, в процессе предоставления услуг кадрового аутсорсинга одной из основных сложностей, с которыми могут столкнуться клиент и провайдер, являются четкость и согласованность работы при осуществлении самого процесса предоставления услуг. Хотя эти проблемы можно снять, заранее подписав все акты и разграничив ответственность сторон, а также в деталях прописав все процедуры по взаимодействию сторон. И это опять возвращает нас к шаблонности предложений со стороны провайдеров и плохой информированности клиентов об их возможностях.
Также не стоит сбрасывать со счетов и тот факт, что в России многие работодатели традиционно любят «серые» схемы расчета с сотрудниками. В кризисное и посткризисное время это стало настолько массовым явлением, что об этом заговорили в правительстве. Согласно исследованию Федеральной налоговой службы, в январе- сентябре 2007 г. теневой рынок денежных выплат в России составлял 26,9% от общероссийского фонда оплаты труда. На сегодняшний день официальной статистики по серым зарплатам нет. Но по оценке независимых экспертов, до 30–40% доходов сотрудники получают либо в конвертах, либо по другим «серым» схемам. И как прогнозируют эксперты, дальше ситуация будет только усугубляться. И причина этому – изменение налогообложения. С 1 января 2011 года осуществляется переход от трехступенчатой регрессивной шкалы единого социального налога (ЕСН) к страховым взносам в три фонда: Пенсионный фонд, фонд социального страхования и в фонд обязательного медицинского страхования. Ставка платежей сразу вырастет с 26,5% до 34,5%. По мнению специалистов, увеличение налоговой нагрузки ударит в первую очередь по малому и среднему бизнесу, и предприниматели вынуждены будут искать пути по снижению этого бремени. Самые ожидаемые действия — это применение «серых» схем. Эксперты также отмечают, что многие работники отнюдь не стремятся получать белые зарплаты, поскольку это автоматически означает сокращение их выплат. А поскольку уровень зарплат в кризис упал и пока еще не восстановился до прежнего уровня, то терять дополнительные средства, помня о заработках 2007-2008 годов, они не намерены и поддерживают своих работодателей в использовании «серых» схем. Более того, возможна даже потеря лояльности части коллектива после перехода с теневых способов расчета на полностью декларированные выплаты. Все это, конечно же, сильно препятствует развитию и распространению аутсорсинга расчета заработных плат. Даже если экономическая ситуация улучшится, и компании смогут позволить себе безболезненно платить белые зарплаты, отказаться от прибыльной практики будет нелегко – на это потребуется время. Кроме того, многие компании перешли на теневые способы расчета не только с сотрудниками, но и с партнерами по бизнесу. Таким образом, можно отметить, что распространенность «серых» схемы расчетов не только внутри компании, но и между партнерами мешают развитию аутсорсинга в России.
Рис. 10 Претензии, возникающие к провайдеру аутсорсинга
Тем не менее, несмотря на наличие сложностей и препятствий, компании все охотнее прибегают к услугам аутсорсеров. По оценкам аналитических агентств, совокупная выручка компаний, специализирующихся на аутсорсинге учетных функций, по итогам 2009 года составила 3,2 млрд рублей. Эти цифры подтверждают уверенность игроков рынка в том, что востребованность услуг аутсорсинга на российском рынке будет неуклонно расти. Простой пример: в 2006 году аутсорсинг расчета заработной платы составлял 9% от всего российского рынка аутсорсинга бизнес-процессов, то в 2009 году он составил 22% дохода, по данным RAEXPERT. И по мнению участников опроса, спрос на услуги аутсорсинга будет только расти в ближайшем будущем, что совпадает с долгосрочными прогнозами Gartner. Уже мало кто сомневается, что аутсорсинг – это хорошее и эффективное решение ряда насущных проблем, стоящих перед компанией.
Рис. 11 Виды, аутсорсинга, которые, по мнению респондентов, будут наиболее востребованными в ближайшие пять лет
Основные выводы
В целом, подводя итоги, можно отметить, что кризис дал мощный толчок для развития услуг кадрового аутсорсинга в России. Сегодня самым востребованным видом кадрового аутсорсинга являются услуги, связанные непосредственно с персоналом – найм, развитие и обучение. Следующей по популярности идет аутсорсинг расчета заработных плат, а вот аутсорсинг кадрового делопроизводства по-прежнему мало востребован на рынке.
Вынужденное сокращение издержек многими компаниями привело их к понимаю того, что дешевле нанять стороннюю организацию для решения кадровых вопросов, чем держать нескольких человек в штате, нацеленных на решение весьма узкого спектра задач. Можно констатировать, что основными потребителями услуг аутсорсинга являются небольшие российские компании и крупные западные корпорации.
Однако этот взлет популярности аутсорсинга не обошелся без негативных моментов для провайдеров – жалобы на высокую стоимость услуг и на качество можно назвать болезнями роста рынка. Однако им нужно уделить более пристальное внимание.
Также стоит отметить, что клиенты требуют от провайдера услуг аутсорсинга не только гарантированного сервиса, но и более пристального внимания к специфики своей отрасли. Сейчас в цене не шаблонные продукты, ориентированные на широкий круг потребителей из самых разных отраслей, но продукты диверсифицированные под нужды каждого конкретного сектора.
Материал подготовила Александра Сычева, E-xecutive
