В этом посте мы приготовили для вас опыт успешного внедрения инструментов для совершенствования системы мотивации сотрудников компании «Северсталь – Центр Единого Сервиса». А рассказала о нём на недавней конференции COMPENSATIONS, BENEFITS AND PERFORMANCE MANAGEMENT Марина Егерь, Руководитель направления HR проектов.
НЕМНОГО О КОМПАНИИ
Компания оказывает услуги аутсорсинга финансового направления, направления персонал, как для внутренних, так и для внешних клиентов. Периметр обслуживания достаточно широк, практически вся территория России плюс несколько зарубежных клиентов. Особенно гордятся в компании африканскими активами, так как там приходится работать в реалиях местного законодательства, но при этом можно почерпнуть много интересного, чтобы потом использовать уже в России.
В компании чуть больше 800 сотрудников, основную часть которых составляют представительницы прекрасного пола. Практически все с высшим образованием. Средний возраст – примерно 25 лет.
КЛЮЧЕВЫЕ ЦЕННОСТИ
Особое влияние в компании оказывает ценность "внимание к клиентам". Это условие применимо к любому направлению деятельности и к любой должности. Иногда это доходит даже до клиентоцентричности – «Клиент всегда прав и никак иначе!».
Ниже на слайде представлены основные ценности компании. Они знакомы каждому сотруднику. Три из них, по мнению Марины, составляют гигиенический минимум, который должен быть представлен во всех компаниях. Это – уважение, командная работа и безопасность.
И последняя по счёту, но не по значимости – эффективность и оперативность. Каждый год компания ставит перед собой цель оптимизации на 10%. На текущий момент автоматизировано, даже можно сказать роботизировано, 360 процессов и идёт постоянная работа над этим показателем.
АВТОМАТИЗАЦИЯ В МОТИВАЦИИ
Почему это важно? «Мы в компании стараемся сделать все, чтобы нашим сотрудникам жилось легче – продолжает свой рассказ Марина, - чтобы они не бегали с одной бумажкой по нескольким отделам, чтобы они не собирали миллион согласований только для поездки в командировку. Мы стараемся убрать вот эту рутину из их жизни и хоть сколько-нибудь диджитализировать это направление»
В личном кабинете сотрудника находятся практически все self сервисы для самостоятельного оформления базовых вещей. Для примера рассмотрим два таких сервиса, которые в компании уже работают и не только для сотрудников, но и успешно внедряются для внешних клиентов. Первый сервис – регистрация отпуска в личном кабинете.
Сотрудник заходит в личный кабинет. Выбирает дату начала, дату окончания, вид отпуска. Здесь же видны доступные и запланированные отпуска из графика отпусков. Линейный руководитель подтягивается автоматически из организационной структуры и заявка уходит ему на согласование. При этом руководитель получает смс, переходит по ссылке и подтверждает либо отклоняет отпуск. После утверждения отпуска информация автоматически поступает в учетную систему, формируется приказ и сотруднику необходимо всего лишь один раз зайти в Отдел кадров, чтобы поставить живую подпись.
На этом Марина с коллегами не остановились, пошли дальше и полностью автоматизировали расчет отпуска. На текущий момент он роботизирован, робот отрабатывает расчет отпуска в фоновом режиме с полным исключением человеческого фактора и вообще какого-либо участия сотрудников бухгалтерии. Таким образом, была значительно увеличена операционная эффективность всего процесса в целом.
Второй сервис – это оформление командировок. Принцип тот же самый – сотрудник заходит в личный кабинет, выбирает дату начала и окончания командировки, заполняет адрес. Его можно выбрать либо из списка, если уже был в этом месте, либо задать новое направление. Также заполняется цель командировки, организация, то есть все стандартные поля, которые обычно заполняются в служебных записках на командировку.
Здесь же сотрудник может заказать аванс и разбить его по статьям затрат (суточные, гостиница, билеты и т.д.). Если необходима помощь секретаря с заказом билетов, ставится определенная галочка и указывается что именно требуется. Сейчас этот сервис дорабатывается и скоро сотрудник сможет в режиме онлайн выбрать тот билет, который ему хочется в соответствии с тревел-политикой компании. А также подобрать гостиницу, которая находится ближе всего к месту назначения и экономически выгодна. Больше от сотрудника ничего не требуется: ни собирать подписи, ни запрашивать дополнительные согласования. По окончании командировки ему приходит смс о необходимости заполнить авансовый отчет, который оформляется там же в личном кабинете с минимальными трудозатратами и с полным исключением бухгалтерской службы как таковой.
МОТИВАЦИЯ АВТОМАТИЗАЦИИ
1. Исключение рутины
Все идеи по автоматизации поступают от наших сотрудников. Что их к этому мотивирует? Во-первых, все понимают, что чем больше процессов автоматизировано, тем быстрей идет работа и тем больше времени остается на «великие дела»:) Плюс исключаются рутинные операции, делая сам процесс работы более интересным.
2. Развитие digital skills сотрудников
Кроме того, в компании много уделяют внимания развитию digital skills сотрудников и считают это элементом мотивации. В прошлом году в каждом отделе были внедрены ИТ агенты - сотрудники, которые самостоятельно реализуют все свои идеи по автоматизации. Они умеют писать программный код и реализовать как свою идею, так и идею коллеги в отделе. Этим они не только развивают свои скиллы, но и могут управлять сроками реализации своих идей. Ни для кого не секрет, что у ИТ департамента всегда очередь задач, в которую трудно попасть со своей идеей, а так сотрудник сам заинтересован как можно быстрее автоматизировать процесс, чтобы исключить рутинную операцию и повысить качество своей работы.
3. Фабрика идей
Еще один элемент мотивации в компании, который успешно используется несколько лет – фабрика идей. Рассматриваются абсолютно все идеи без исключения. Авторы самых успешных поощряются материально и нематериально. Также про успешных сотрудников на портале размещаются истории успеха. Об этом чуть позже. И последнее мероприятие – это квартальное награждение самых отличившихся сотрудников.
Самые интересные идеи автоматизации в компании опубликованы на внешнем сайте. Здесь размещены самые экономически выгодные и масштабные реализации. Каждый может зайти и посмотреть идеи коллег, которые используются.
4. Публичные истории успеха сотрудников
Личные истории успеха публикуются также на внешнем сайте в формате свободной истории. С чего начинали, какое образование, с какими сложностями столкнулись на профессиональном и жизненном пути.
Истории успеха дополнительно размещаются в соц сетях. Людей это мотивирует. В компании проводился опрос и обратная связь была 100% положительная. Тут играют роль два аспекта. Во-первых, сотруднику приятно, что компания готова про него публично рассказать. Во-вторых это способствует укреплению HR бренда. Кандидаты видят, что можно пройти пусть от специалиста до руководящих позиций. Данный инструмент практически ничего не стоит, но работает очень хорошо.
5. Внедрение дашбордов
Дашборды очень мотивируют, объединяют, вовлекают. Их могут посмотреть все сотрудники в режиме онлайн в любых разрезах. На слайде представлена информация за 1 квартал 2019, точно такую же статистику можно посмотреть за месяц, за неделю, за час.
Сейчас стоит фильтр по отделу. Можно посмотреть объем документооборота: как он менялся в течение отчетного периода, когда были пиковые нагрузки, и когда наоборот, более свободное время. Можно также видеть нагрузку в течение дня, когда у сотрудников самое большое поступление операций и самое маленькое.
Руководитель на основании этого делает выводы и управляет процессом, понимая как распределить задачи в течение дня так, чтобы сотрудники ушли вовремя, но при этом все было выполнено. Такую же статистику можно посмотреть по каждому сотруднику. Сразу видно, кто сова, кто жаворонок, кто сразу включился в работу, а кто только после обеда, но к концу рабочего дня уже впереди планеты всей. Это тоже элемент мотивации.
Так как рабочий день ненормированный и вся информация доступна и сотруднику и руководителю, то каждый понимает, что если с утра ударно поработал, то получится уйти пораньше, а если начал только после обеда, то придется задержаться. С помощью этого инструмента получилось сократить продолжительность рабочего дня, исключить переработки в течение месяца. За последний квартал процентов на 15 получилось оптимизировать занятость.
Еще один пример дашборда. Здесь можно посмотреть количество поступивших документов и процент проведенных операций, какие есть ошибки и проблемы.
6. Геймификация
В компании применяется огромное множество инструментов геймификации. Внедряются новые, какие-то уходят в историю. Все зависит от того, какую цель компания ставит в настоящий момент, какого результата хочет достичь. На слайде представлены те, которые работают постоянно.
Много лет на портале работает такая игра, как «Я знаю всех в лицо». Изначально она была запущена по двум причинам. Во-первых, нужно было добиться, чтобы сотрудники заходили на портал. Во-вторых, так как сотрудники работают в удаленных локациях, важен элемент командообразования. Важно, чтобы сотрудники, которые коммуницируют между собой, знали друг друга в лицо не зависимо от того, где они территориально находятся. По итогам, на квартальном мероприятии награждается самый узнаваемый сотрудник и тот, кто узнал больше всех.
Еще один элемент геймификации – тренинги в формате игры, в том числе велком тренинг. Для новых сотрудников организуется квест, одним из заданий которого является поиск нужного отдела. В здании несколько этажей, и за время прохождения квеста новички знакомятся со структурой компании, понимают какие отделы есть, и кто их руководители. Это помогает в сплочении коллектива.
На этом обзор завершаю, далее нас ждут не менее интересные темы. Оставайтесь с нами!
Специально для HR-Академии Оксана Рыбакова, руководитель направления компенсаций и льгот компании "Зетта-Страхование" 
