Введение. Актуальность темы.
В процессе подготовки материала мы задавали вопрос, вынесенный в заголовок статьи, разным людям, так или иначе связанным с управлением персоналом, и сразу выяснилось, что проблема эта касается только малых и средних предприятий. Так, например, директор по персоналу крупной страховой компании сказал, что у них в организации есть человек, который отвечает за систему делопроизводства в целом, в том числе и за кадровое. Более того, этот сотрудник наделен полномочиями в случае необходимости обращаться за помощью к юристам, бухгалтерам и специалистам по управлению персоналом.
В свою очередь, заместитель генерального директора одной из инвестиционных компаний (около 1200 сотрудников), возглавляющий отдел по работе с персоналом из четырех человек, признает проблему актуальной. Так же считают и консультанты по управлению, которые ведут проекты в небольших организациях (до 150 специалистов).
Один из авторов статьи работает в компании, где на данный момент насчитывается около 50 сотрудников. При этом он является единственным специалистом по персоналу с довольно широкими полномочиями. Однако и для него вопрос разделения функций в кадровом делопроизводстве с юристом и бухгалтерами-кадровиками очень актуален.
История вопроса.
Выскажем свое мнение по поводу возникновения проблемы взаимоотношений разных людей, участвующих в процессе кадрового делопроизводства.
В доперестроечные времена на каждом предприятии существовал отдел кадров. Документооборот и делопроизводство были в достаточной степени стандартизированными, не требовавшими творческого подхода от сотрудников, вовлеченных в эти процессы. Люди, которые числились как специалисты в отделах кадров, в большинстве своем имели формально-логический склад ума, что и позволяло им успешно справляться со своими обязанностями.
Во время перестройки ветер перемен смел на своем пути не только старую систему и косные взгляды на управление, но и много полезных вещей. Тогда делопроизводство как дисциплина значительно пострадала, поскольку все бросились что-то делать, создавать, а оформить документально свои действия ни у кого не хватало времени, да и желания такого у творцов прогресса не возникало. Однако в той ситуации это был правильный подход, поскольку для создания новой системы требовались быстрые и решительные действия.
Первым вопросом, связанным с управлением персоналом в новое время, стал поиск людей: грамотных специалистов для одних позиций, подходящих в силу своих личных качеств, - для других. Начали появляться кадровые агентства, где успеха добивались сотрудники, умевшие находить контакт и с соискателями, и с работодателями, то есть, неформальные, гуманитарного склада. Со временем эти люди перешли в службы персонала сначала крупных предприятий, а потом в аналогичные подразделения организаций поменьше. Чем более стабильной становилась ситуация в стране, тем острее ощущалась необходимость формализовать процессы документооборота, в том числе и кадрового делопроизводства. Именно в этот момент у многих сотрудников кадровых служб, теперь называющих себя HR-специалистами, появились проблемы. «Формальность», как вы понимаете, не была их сильной стороной. Поэтому многие новые обязанности, связанные с «бумажной» деятельностью, стали для кадровиков камнем преткновения.
Что мы имеем сегодня?
Давайте посмотрим, как на практике обстоят дела с кадровым документооборотом в современной организации. При этом сделаем скидку на то, что процессы все еще не до конца формализованы и взаимоувязаны - соответственно возникают трения в треугольнике «HR-служба – юридический отдел – бухгалтерия».
На плечи бухгалтера-кадровика ложится собственно ведение документооборота, или, лучше сказать, документов, необходимость которых продиктована Трудовым Кодексом РФ.
Данный специалист должен:
- формировать и вести личные дела сотрудников предприятия;
- оформлять больничные листы, справки, заявления и другие документы, подтверждающие право отсутствовать на работе.
- подготавливать кадровые приказы;
- формировать табель по учету рабочего времени;
- вести архив;
- рассчитывать и начислять заработную плату;
- начислять страховые взносы и перечислять их в социальные внебюджетные фонды;
- в установленные сроки подготавливать и сдавать периодическую отчетность по единому социальному налогу (ЕСН).
Юрист или юридическая служба организации отвечает, прежде всего, за грамотное составление:
- договоров (трудовых, ученических, материальной ответственности и др.);
- должностных инструкций,
- (желательно) Правил внутреннего распорядка, пожарной безопасности и т.п.
Однако многие юристы не соглашаются выполнять эту обязанность.
HR -менеджер разрабатывает и ведет пакет документов, связанных с приемом на работу новых сотрудников. В данных пакет входят:
- резюме, анкеты, тесты претендентов;
- результаты мониторинга рынка по заработным платам;
- списки вакансий и функциональные обязанности;
- Положение о приеме, испытательном периоде и увольнении работников;
- договора с кадровыми агентствами на предоставление услуг по подбору персонала;
- прочие Положения, действующие на предприятии.
HR-менеджер также проектирует и реализует программу внутреннего PR, нацеленную на развитие корпоративной культуры и внутренних коммуникаций. Для этого создается ряд документов:
- Корпоративный кодекс (базовые принципы и ценности, лежащие в основе деятельности компании; стандарты поведения, принятые в компании).
- Управленческий кодекс предприятия.
- Положение о структурных подразделениях.
- Положение об оплате труда.
- Положение о премировании, учете дополнительных льгот, компенсаций и поощрений.
- корпоративные издания (газеты, новостные листки): они выполняют функцию канала внутрикорпоративной коммуникации.
- документы, связанные с организацией досуга и прочими корпоративными мероприятиями.
Следующая область, где необходимо вести учет документов – оценка и аттестация персонала. Объем работы в этой области зависит от того, какова специализация фирмы. Так, в крупных сетевых холдингах, занимающихся торговлей, в IT-компаниях и иностранных представительствах аттестация действительно является мощным рабочим ресурсом. И количество документов, требующих обработки велико.
Это могут быть:
- Положение об оценке персонала;
- оценочные листы для специалистов и руководителей либо бланки оценки;
- Положение об аттестации персонала;
- аттестационная характеристика (карта личности);
- аттестационный лист.
И еще одна область, требующая учета документов – это система обучения персонала. Компании, не имеющие корпоративного университета или внутренних тренеров, обращаются к внешним провайдерам образовательных услуг. В связи с этим оформляются следующие документы:
- результаты мониторинга рынка провайдеров образовательных услуг;
- образцы документов, получаемых на выходе (дипломы, сертификаты, удостоверения и т.п.);
- договоры с обучающими организациями.
Но кого же мы все-таки можем назвать хозяином процесса? Разумеется, руководителя, отвечающего за управление персоналом (директора по персоналу, заместителя директора, начальник департамента и пр.). Во-первых, потому что кадровое делопроизводство логично отнести к одной из компетенций HR-менеджера. Во-вторых, по роду своей деятельности этому сотруднику проще выступать координатором в решении междисциплинарных проблем, поскольку он, как правило, более открытый и креативный человек по сравнению с юристами и бухгалтерами. Другими словами, именно этот работник внутренне готов к выполнению возникающих нестандартных задач.
Треугольник «HR-менеджер – юрист – бухгалтер»
Теперь обратимся к проблемам, возникающим в названном треугольнике (см. рисунок). Они были озвучены HR-специалистами, с которыми мы разговаривали в процессе написания статьи.
Пара «HR-менеджер – бухгалтер»
Первая ситуация возникает в связи с тем, что бухгалтер отвечает за ведение документов о приеме на работу, отпусках, увольнении. Наши собеседники из кадровых служб рассказали о двух противоположные вариантах:
- бухгалтер с радостью передает эту функцию HR-менеджеру,
- бухгалтер пытается ограничить доступ HR-менеджера к этой информации.
Вторая ситуация касается особенностей системы оплаты труда. На некоторых предприятиях существует непрерывно изменяющаяся система надбавок к базовым окладам. Это требует дополнительных настроек бухгалтерской программы. Значительное увеличение объема работы и усложнение ее вызывает недовольство бухгалтера - кадровика и его нежелание выполнять «лишние» обязанности.
Пара «HR-менеджер – юрист»
Юристы недооценивают важность кадрового делопроизводства, что приводит к трениям в паре «HR-менеджер – юрист». Распространенной является ситуация, когда юристы не хотят писать должностные инструкции, Положения о пожарной безопасности, Положения об охране труда и проч. А в ряде случаев - вообще принимать участие в оценке юридической грамотности этих документов. Нередки случаи, когда юристы забывают информировать кадровую службу о тех или иных формальных перестановках в системе руководства предприятием и изменениях в документах (паспортных данных и т.п.). Все это приводит к тому, что информация в кадровых приказах оказывается недостоверной. Устранение неточностей влечет за собой увеличение объема бумажной работы, выполняемой HR-менеджером.
Пара «юрист – бухгалтер»
Юрист и бухгалтер часто не умеют взаимодействовать друг с другом напрямую. В этом случае весь поток обмена информацией проходит через HR-менеджера. Еще хуже ситуация, когда весь документооборот между юристом и бухгалтером минует кадровую – службу, HR-менеджер получает необходимые сведения c опозданием. Он вынужден постоянно контролировать процесс документооборота между бухгалтерией и юридический службой, чтобы избежать потерь важной для него информации.
Полномочия и зоны ответственности.
Еще один важный аспект проблемы - вопрос ответственности и полномочий. Очень часто руководители, давая задания по организации или упорядочиванию того или иного сегмента делопроизводства, забывают наделить специалистов правом привлекать к работе сотрудников из других отделов. Однако кадровое делопроизводство напрямую связано с безопасностью предприятия. Ошибки в этой сфере могут обойтись компании очень дорого. Конфликты с трудовой инспекцией, связанные с нарушением ведения кадрового делопроизводства, влекут за собой большие материальные потери. Кроме того, на сегодняшний день подобные конфликты являются одним из инструментов влияния со стороны предприятий, участвующих в недобросовестной конкурентной борьбе.
Первым шагом в решении подобного рода задач должно стать прояснение полномочий HR-руководителя. Специалистам всех служб, связанных с отделом кадров, следует уяснить (получить от топ-менеджера фирмы распоряжения и разъяснения), что требования, предъявляемые к ним экспертами по персоналу, не являются второстепенными и малозначимыми для деятельности компании. Однако, как показывает простой опрос HR-специалистов, руководители предприятий часто поступают согласно известному русскому принципу «пока гром не грянет, мужик не перекрестится». Другими словами, необходимость тщательной проработки системы документооборота осознается только после возникновения путаницы, приводящей к ссорам, непониманию, появлению взаимных претензий.
Вторым шагом нужно сформулировать правила документооборота и закрепить их Положением, которое должны подписать все заинтересованные стороны. Тогда вопрос ответственности будет подниматься реже, а все конфликты можно будет разрешать, обращаясь к данному Положению.
Заключение.
Таким образом, мы пришли к выводу, что ответственность за кадровое делопроизводство должна возлагаться на сотрудников HR – службы. В связи с этим современные HR-менеджеры обязаны быть одновременно и юристами, и бухгалтерами (или постепенно им становится), чтобы грамотно формулировать задачи для первых, и для вторых. Позволим себе обозначить это как одно из направлений роста HR-менеджера. И, наконец, создание в коллективе атмосферы взаимовыручки и доброжелательности является прямой прерогативой HR-менеджера. Это облегчает коммуникативные процессы, в том числе, связанные с документооборотом.
В заключении хочется пожелать всем специалистам кадровых служб быть терпеливыми, так как зачастую в больших организациях приходится прикладывать очень много усилий, чтобы решить относительно простые задачи.
По материалам сайта ДЕЛО – деловое сопровождение (www.delso.ru)
