Продолжает наш обзор выступлений спикеров на 19-th COMPENSATIONS & BENEFITS 2020 Russia Forum Олеся Тушева, Head of C&B Softline, со своим докладом «Тотальная автоматизация C&B на базе 1С».
О КОМПАНИИ
Softline – лидирующий глобальный поставщик IT-решений и сервисов, работающий на рынках Восточной Европы, Америки и Азии. Компания предлагает своим заказчикам осуществить цифровую трансформацию бизнеса и защитить его от угроз средствами кибербезопасности.
Компания представлена в 95 городах 50 стран мира. И входит в топ-5 IT-компаний в России, Беларуси, Бразилии, Аргентине.
НАЧАЛО АВТОМАТИЗАЦИИ
Предпосылками начала автоматизации было несколько ключевых вызовов. Во-первых, Softline - холдинговая структура с множеством юридических лиц. Во-вторых, планировался выход на IPO и требовалась прозрачность процессов. Также важными факторами были цикл M&A сделок и необходимость присоединять новые компании.
В 2012 году компания в основном перепродавала soft, и встал вопрос, как считать премии account менеджерам. На тот момент их было порядка 400, у них были разные виды маржи по разным клиентам, и достаточно трудно было проверить, что они себе насчитали и что пойдет к выплате. Поэтому была создана система ScoreCard. Над проектом работал один аналитик и один разработчик. Из 1С УПП удалили весь типовой конфигуратор и написали свою систему, которая интегрировала все базы УПП, базу CRM и корпоративную платформу BI. Все показатели считались внутри этой системы автоматически.
ЭТАПЫ ПРОЕКТА
Автоматизацию любой системы Олеся и ее коллеги начинают с определения ядра проекта. В 2012 году таким ядром стала автоматизация премий account менеджеров (порядка 10 KPI). Затем, в 2013 году, эту систему обкатывали и дорабатывали. Следующим шагом в 2014 году стала автоматизация расчета премий для sales support и внутренних сервисов (инженеров, архитекторов). У них было большое количество достаточно сложных KPI, поэтому их число выросло в 4 раза, с 10 до 40. Около двух следующих лет шла обкатка системы. В 2016 году была подготовка к выходу на IPO (это жесткие требования к прозрачности и комплаенс). К системе подключили все дочерние компании и офисы в странах СНГ и Восточной Европе. А также сотрудников бэк офиса. Количество KPI снова удвоилось.
В этот же момент была переписана система CRM и проведена бесшовная интеграция со ScoreCard, чтобы все показатели забирались автоматически, и ничего нельзя было вносить руками. Ранее (когда у sales был потолок по премии) возникали случаи, что кто-то выполнял план в первые полгода успешными сделками, а остальные продажи далее переписывались на коллег, чтобы они тоже выполнили план и получили премию.
Следующий этап – подключение всего производства и команд облачного сервиса и кибербезопасности. Численность сотрудников в системе достигла 2000. Команда проекта по-прежнему состояла из одного аналитика и одного разработчика. Ими был оптимизирован ряд инструментов, создан сервис по внесению качественных показателей вручную. На текущий момент в планах подключить к системе все дочерние бизнесы и компании, купленные в прошлом году. Перевести их на 1С, обучить работе со ScoreCard и создать единую аналитику по группе компаний.
Сейчас по всему холдингу ежедневно можно посмотреть, какой факт по выполнению маржи на текущий момент, по обороту и т.д. Можно провалится в детализацию и посмотреть, например, сколько продано в госсектор. Это очень важная аналитика, так как в компании 4 000 вендоров и 65 000 клиентов и с ними работают порядка 1 200 account managers. И все автоматизировано только своими силами. Никакие доработки ни в 1С, ни в Первый Бит не покупались.
РАЗРАБОТКА СВОЕЙ HRM СИСТЕМЫ
Параллельно со ScoreCard в компании встал вопрос о внедрении своей HRM системы. Был проведен тендер, оценены решения, которые есть на рынке. На тот момент самыми популярными системами, которые можно было бы внедрить в России были SAP, Oracle, WorkDay. После анализа было принято не тратить десятки миллионов рублей и сделать что-то внутри также на 1С.
Так родилась система 1С Грейдинг. Название было выбрано из-за первого продукта в этой системе. Это были грейды по методологии Hay group.
В Softline должности оценивает бизнес, а не HR. Это руководители уровня CEO минус 3. Для них постоянно проводится обучение по методологии, но должности оценивают они. В компании посчитали, что с точки зрения экономии труда достаточно дорого собирать всех ТОПов и middle management на очные комитеты, поэтому был разработан функционал электронного комитета.
Следующим шагом было создание Личного кабинета сотрудника. Это все сервисы HR и C&B, собранные в одном месте. Сюда же была добавлена оценка сотрудников. Необходимо было хранить в одном месте историю об эффективности, так как компания готовилась переходить на правильный централизованный Salary Review процесс. Нужны были взвешенные рейтинги.
В 2018 году добавился очень важный функционал – Кабинет руководителя, в котором в автоматическом режиме генерировалось много различных отчетов. Ранее сотрудники кадров могли потратить пол дня на один небольшой запрос показать штатную расстановку с деньгами, так как у одного руководителя могли быть подчиненные в разных юрлицах.
Так как компания территориально распределенная, руководителю удобно смотреть в одном месте всю информацию по сотрудникам, все статусы (отпуск, декрет), ФОТ, рейтинги эффективности, финансовые данные.
На слайде пример финансовых данных. После грейдирования были разработаны зарплатные диапазоны. И руководитель может посмотреть, где его сотрудник находится в диапазоне, в котором готова платить компания. Это дает объективность при манипуляциях сотрудников угрозами ухода из компании. И есть еще один столбец с эффективностью сотрудников (здесь он не отображен). На основании этих двух показателей можно принимать решение о повышении дохода, если, например, оклад сотрудника ниже целевого уровня, а его эффективность в зеленой зоне. В целом же зарплатные диапазоны обновляются ежегодно на основании обзоров АМТ консалт и Hay.
Также в 2018 году был автоматизирован Корпоративный университет. Поскольку компания перешла на e-learning платформу и стала там выпускать очень много проектов, процессов, которые до этого делались вручную, вся информация об обучении тоже была привязана к 1С Грейдинг. Теперь руководитель может, например, посмотреть, чему учатся его сотрудники и прошли ли они назначенные им курсы в рамках ИПР.
И, наконец, в 2019 году были автоматизированы бюджетный календарь и аналитика ФОТ. Это ресурсное планирование, включая вакансии.
ПРОЕКТЫ 2020 – 2021
В 2020 году был запущен пилот Кафетерия льгот. На основании полученного грейда назначаются hay points. Поскольку компания ориентирована на продажи, всем сейлзам накидывается дополнительно по 100 баллов. Также за каждый год в компании добавляется еще 10. Это достаточно просто продать сотрудникам – кто работает достаточно долго и чья должность имеет больший вес имеет больший выбор льгот. Компания готова в него инвестировать.
Соответственно, у каждого сотрудника в личном кабинете есть вкладка «кафетерий льгот» с меню. Каждый квартал первые десять рабочих дней месяца открывается возможность что-то докупить, если остались баллы. Все хранится здесь же в системе и объединено с бухгалтерией, чтобы сразу заполнять нужные документы.
В планах у Олеси и ее сотрудников еще очень много проектов. Но про это она нам расскажет в следующий раз.
Специально для HR-Академии, Оксана Рыбакова, Руководитель направления Отдела мотивации и льгот Московский кредитный банк 
