Регистрируются документы в пределах своей группы (организационные, распорядительные, кадровые и т.д.), а также в зависимости от названия вида документа. Кроме этого, отдельно регистрируются приказы (а также распоряжения) по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам. Это означает, что вышеперечисленные подвиды приказов и распоряжений будут иметь не общую, а раздельную нумерацию. Документу присваивается регистрационный номер и указывается дата его регистрации. Датой приказа и распоряжения является дата их подписания. Отсюда можно сделать вывод, что приказы и распоряжения должны регистрироваться именно в день их подписания.
Регистрация может осуществляться одним из трех способов:
-
записью о документе в бумажном журнале (журнальная форма регистрации);
-
записью в бумажной регистрационно-контрольной карточке (карточная форма регистрации);
-
внесением информации о документе в систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (автоматизированная форма регистрации).
Независимо от формы регистрации записывают обычно следующие сведения о документе: номер, присваиваемый ему при регистрации, дату регистрации, от кого получен или кому передан, краткое содержание, содержание резолюции, дату отправки, в какое дело подшит по исполнении. Регистрацию кадровых и бухгалтерских документов обычно осуществляют в книгах или журналах учета документов. Журнальная форма регистрации появилась раньше карточной. Достоинство ее в том, что она хорошо обеспечивает сохранность информации о документах - одну из задач регистрации. Количество журналов (книг учета), которые необходимо вести в организации, напрямую зависит от особенностей ее деятельности. Однако есть журналы, которые должны вестись в любой организации, независимо от формы собственности, сферы деятельности или размеров организации. К таким журналам относятся:
1. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках", п. п. 40 - 41 указано, что ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним обязательно. Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" определена форма (наименования граф таблицы) данного журнала. Если книга учета до 2003 г. велась не по установленной форме, ее необходимо заменить новой. При этом книга "неправильной" формы ни в коем случае не подлежит уничтожению, так как в ней содержатся не только сведения о трудовых книжках ранее принятых работников, но и отметки о получении книжек уволившимися работниками. Особенностью книги является то, что она заполняется не в пределах календарного года, что характерно для большинства регистрационных книг и журналов, а до полного использования всех ее страниц, т.е. обычно ведется на протяжении нескольких лет. Все страницы книги должны быть заранее, до начала ее заполнения, пронумерованы, незаполненных граф быть не должно. Если невозможно заполнить какую-то графу (например, нет номера на трудовых книжках старого образца), то необходимо проставить "прочерк" или написать "нет". Следует обращать внимание на то, что книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должна быть опечатана сургучной печатью или опломбирована (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Сургучная печать должна захватывать часть листа бумаги, выступающие из-под него концы шнура и обложку. Если вместо сургучной печати используется пломба, то она ставится на выступающие из-под бумаги концы шнура. К сожалению, Правила ведения и хранения трудовых книжек не предполагают использования в данной книге оттисков печатей организации или отдела кадров, на что указывают при проверках инспектора Государственной инспекции труда.
2. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним содержит сведения о трудовых книжках, выданных работнику впервые, а также сведения о выданных вкладышах. Ведется данная книга бухгалтерией. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках", п. п. 40 - 41 указано, что ведение данного журнала обязательно. Срок хранения журнала в соответствии со ст. 193 Перечня составляет 5 лет.
3. В журнале учета работников, выбывших в командировку, и журнале учета работников, прибывающих в командировку в организацию, производится регистрация работников, прибывающих в командировку и выбывающих в командировку. Ведет такие журналы специально назначенное приказом руководителя должностное лицо. Ведение данных журналов предусмотрено Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР". Срок хранения данных журналов в соответствии со ст. 358 (б) Перечня 5 лет.
4. В журнале учета мероприятий по контролю должностным лицом органа государственного контроля (надзора) производится запись о проведенном мероприятии, содержащая сведения о наименовании органа государственного контроля (надзора), дате, времени проведения мероприятия, о его правовых основаниях, целях, задачах и предмете, о составленных протоколах, выявленных административных правонарушениях и о выданных предписаниях. Указывается также фамилия, имя, отчество, должность лица (лиц), осуществившего мероприятие по контролю, и его (их) подпись. Обязательность ведения такого журнала закреплена п. 5 ст. 9 Федерального закона от 08.08.2001 N 134-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)". Журнал должен быть обязательно прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица. Срок хранения журнала в соответствии со ст. 52 Перечня 5 лет.
5. В журнале ознакомления с инструкцией (прохождения инструктажа) по охране труда обязательна графы: вид инструктажа, дата инструктажа, подпись инструктируемого и подпись, проводившего инструктаж. Обязательность ведения такого журнала предусмотрена п. 2.1.3 Постановления Минтруда России N 1, Минобразования России N 29 от 13.01.2003 "Об утверждении Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций" (зарегистрировано в Минюсте России 12.02.2003 N 4209). Срок хранения такого журнала 10 лет согласно ст. 316 (б) Перечня.
Кадровой службе рекомендуется также вести следующие регистрационные журналы и книги, которые не имеют строго установленной формы:
- книга регистрации трудовых договоров;
- книга регистрации приказов;
- книга регистрации карточки N Т-2;
- книга регистрации личных дел;
- журнал учета сверхурочных работ;
- журнал предоставляемых отпусков;
- журнал учета отпусков;
- журнал учета рабочих, совмещающих профессии.
Введение регистрационных журналов целесообразно для документов, в состав индекса которых входит только порядковый номер (пропуска, справки, дипломы и т.д.), или в случаях минимального объема документооборота, например в структурных подразделениях. Журналы ведутся в тетрадях формата А4. На обложке (титульном листе) журнала делается запись о дате его заведения. В зависимости от того, сколько граф на страницах журнала, применяется книжная или альбомная ориентация обложки и листов.
Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений. Для этого используются следующие способы:
1. Журнал нумеруется, шнуруется, скрепляется печатью (сургучной, мастичной) и заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя предприятия по управлению персоналом либо самим руководителем организации.
2. Листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются. На узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров или предприятия.
3. На последней странице книг или журналов делается заверительная надпись по следующей форме:
Все записи в журнале учета делаются чернилами (пастой) синего, фиолетового или черного цвета. Подчистки, исправления или удаления сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются. Как правило, срок хранения большинства журналов в отделе кадров от одного года до пяти лет и зависит от того, какие сведения фиксируются в журнале. В нормативных актах нет указаний о том, на каком носителе и в какой форме должен вестись журнал регистрации приказов. Перечнем типовых управленческих документов, установлены сроки хранения книг, журналов приема, перемещения (перевода) работников (75 лет, ст. 358 (а)) и некоторых других учетных документов с иными сроками хранения. Ввиду отсутствия в законодательстве положений об обязательности ведения журналов на бумажном носителе с особыми правилами его оформления (прошнурован, пронумерован, заверен печатью) его можно вести в электронном виде. Стоит отметить, что в настоящее время целесообразна именно автоматизированная регистрация документов, так как она имеет множество преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами.
Назовем часть из этих преимуществ:
- быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам;
- автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам.
