Оформление полисов обязательного медицинского страхования и свидетельств пенсионного страхования в компании осуществляется централизованно работником отдела кадров Центрального офиса:
- при оформлении на работу новых сотрудников;
- при получении заявления от работника об изготовлении ему медицинского полиса либо свидетельства пенсионного страхования взамен утраченного;
- при получении заявления от работника об изготовлении ему медицинского полиса либо свидетельства пенсионного страхования, в связи с изменением личных данных;
необходимо:
1. Сделать письменную заявку на изготовление полисов обязательного медицинского страхования либо свидетельств пенсионного страхования (c указанием причин: вновь принятый сотрудник, утрата или изменение личных данных) с приложением четких ксерокопий паспортов (обязательно разворот с фото и прописка).
При первичном оформлении на работу для изготовления медицинского полиса /пенсионного свидетельства кадровиком Регионального офиса оформляется заявка с приложением копии вновь принятого сотрудника.
При обмене (изменение личных данных) медицинского полиса/пенсионного свидетельства необходимо предоставить заявление работника на обмен, копию паспорта с измененными личными данными и прежний полис/страховое свидетельство.
Для изготовления дубликата (в связи с утратой) полиса/пенсионного свидетельства необходимо предоставить заявление работника на изготовление дубликата, копию паспорта и копию утраченного пенсионного свидетельства (из личного дела).
При увольнении работника ОБЯЗАТЕЛЬНО истребовать от него медицинский полис.
2. На основании полученных заявок и копий паспортов данные вносятся в соответствующую базу и в электронном виде (на электронном носителе) направляются в Страховую компанию / Пенсионный фонд для изготовления необходимых документов.
3. При получении Центральным офисом г. Москвы готовых медицинских полисов/ пенсионных свидетельств менеджер по кадрам вносит информацию об их получении в базу и почтой по описи отправляет в Региональную дирекцию на имя менеджера по персоналу (кадровика).
4. Менеджер по персоналу (кадровик) Региональной дирекции, получив из Центрального офиса документы, ставит свою подпись на описи за каждый полученный документ, сканированную копию этой описи (с подписью), в день получения, отправляет по электронной почте в Центральный офис.
5. Менеджер по персоналу (кадровик) Региональной дирекции организовывает отправку документа каждому работнику и контролирует получение поступивших документов (медицинские полисы/пенсионные свидетельства) непосредственно работником - под роспись.
6. Все полученные описи из Центрального офиса и копии документов, свидетельствующих о получении документов работниками, кадровик Региональной дирекции подшивает в папку для хранения. Срок хранения – 3 года.
