Основные правила работы архивов организаций одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее - Правила), и именно ими должны руководствоваться организации при формировании архива документов.
Кому и какие документы передавать?
Кадровику необходимо обратиться в орган управления архивным делом, действующим на территории субъекта РФ. Информацией о его местонахождении обычно располагает местная администрация. В управлении вас обязательно спросят о количестве дел, подлежащих передаче на архивное хранение, отдельно по каждой категории (постоянного, временного (свыше десяти лет), временного (до десяти лет) и по личному составу).
К категории документов по личному составу относятся документы, образующиеся в деятельности кадровых служб и бухгалтерии (приказы, личные карточки, лицевые счета по заработной плате и т.п.). При отборе документов, подлежащих передаче на архивное хранение, обратите внимание на разд. 8 Перечня типовых управленческих документов.
Приведем примерный перечень документов по личному составу, которые могут существовать в организации:
-
приказы по личному составу (или распоряжения, записки и т.п.);
-
должностные инструкции;
-
личные дела уволенных сотрудников;
-
трудовые договоры;
-
личные карточки уволенных сотрудников, в том числе временных (форма Т-2);
-
характеристики работников;
-
документы (выписки из протоколов, отчеты) конкурсной комиссии по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников);
-
протоколы заседаний комиссии по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;
-
списки работников;
-
книги (журналы, карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников;
-
журналы учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов);
-
книги (журналы, карточки) учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним;
-
невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства и т.п.);
-
лицевые счета по заработной плате сотрудников либо расчетно-платежные ведомости;
-
акты о несчастных случаях.
Кроме того, архив запрашивает дополнительные документы, например свидетельство о государственной регистрации, устав, учредительный договор и т.д.
Готовим документы
В соответствии с п. 9.3 Правил все документы передаются на постоянное хранение в государственный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.
Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел службы кадров. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
-
документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;
-
каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями ГОСТа и иных нормативно-правовых актов;
-
в дело формируются документы одного календарного года;
-
дело должно содержать не более 250 листов, толщина его должна быть не более 4 см.
Оформление дел предусматривает систематизацию документов в деле, нумерацию листов, составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов.
Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками. Учитывая интенсивность использования документов по личному составу при исполнении запросов социально-правового характера, при выполнении переплетных работ и подшивке дел следует использовать картон высокого качества, имеющий повышенную плотность. Документы подшиваются и переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста всех документов, дат и виз. При подготовке к прошивке металлические скрепки, булавки или скобы от степлера из документов удаляются.
Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку в следующей последовательности (п. 3.7.23 Правил):
-
приказы (распоряжения) по личному составу;
-
списки личного состава;
-
карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи);
-
личные дела (при отсутствии отдельной описи);
-
лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
-
невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);
-
акты о несчастных случаях.
Приказы по личному составу формируются так, чтобы каждое дело ограничивалось приказами, изданными в рамках одного календарного года. Внутри года приказы должны располагаться в хронологическом порядке. Иногда из-за нарушения порядка регистрации внутренних документов может произойти сбой в нумерации приказов, например: приказ от 7 августа имеет номер 93-к, а приказ от 15 сентября - номер 84. В таком случае располагайте приказы по датам.
Внимание! Приложение к приказу является составной его частью, а значит, должно остаться вместе с ним. Акты, заявления, служебные записки, являющиеся основаниями для издания приказов, должны из приказов изыматься и формироваться в отдельные дела, так как не являются составной частью приказов.
При комплектации личных дел работников для передачи в архив рекомендуем объединять несколько дел. Внутри каждого личного дела документы должны располагаться в хронологическом порядке: сначала анкета, резюме, рекомендательные письма, затем документы об образовании и лишь потом о приеме, переводе. Закончить дело необходимо документами об увольнении: заявлением работника, приказом и т.п. Особое внимание уделяется соответствию внутренней описи документов личного дела, составленной кадровиком, фактическому содержанию дела.
Если личные дела не велись, обязательно должны быть личные карточки работников. Они формируются по годам увольнения работников и систематизируются по алфавиту по первым буквам их фамилий, имен и отчеств. Если в вашей компании личные карточки являются составляющей частью личного дела, то следует проконсультироваться с работниками архивного учреждения, как отобразить данный факт в описи дела.
Кроме вышеуказанных документов передаче в архив подлежат и невостребованные трудовые книжки и иные документы, например аттестаты, удостоверения и т.п., оставшиеся от уволенных работников, не получивших их по каким-либо причинам. Передача таких документов осуществляется следующим образом. Документы систематизируются по годам увольнения сотрудников на основании записей об увольнении. Трудовые книжки, если записи об увольнении в них были в свое время внесены, систематизировать по годам несложно. Если же записей об увольнении в трудовых книжках не имеется, кадровой службе необходимо их сделать на основании имеющихся документов по личному составу (приказов, личных карточек, лицевых счетов и т.п.) и заверить печатью организации.
Поскольку невостребованные документы являются подлинниками, при формировании дел они не должны прошиваться. Лучше всего разложить их в картонные папки с завязками и оформить обложку. На каждое такое дело нужно составить внутреннюю опись.
Оформляем лист-заверитель и обложку дела
В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительного листа, а в начале - бланки форм для внутренней описи документов. Крайне важно все листы (кроме заверительного и внутренней описи), включенные в дело, пронумеровать. Делается это арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, черным графическим карандашом или нумератором.
Внимание! Использование чернил или цветных карандашей для нумерации листов запрещено.
После того как дела сформированы, оформляются заверительный лист и обложка дела. В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, в необходимых случаях проставляется количество листов внутренней описи дела. Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела.
Лист-заверитель подписывается его составителем с указанием должности последнего и даты составления. Все последующие изменения в составе и состоянии дела, например, присоединение новых документов, отмечаются в заверительном листе со ссылкой на соответствующий акт.
Как быть с документами, сроки хранения которых истекли?
Если сроки хранения некоторых документов истекли, то на такие документы составляется соответствующий акт, а дальнейшая работа по их уничтожению производится в установленном п. п. 2.4.1 - 2.4.7 Правил порядке. Причем напомним, что уничтожение документов производится в специальных пунктах вторсырья, где вам необходимо получить соответствующую квитанцию, наличие которой отражается в акте. Сама квитанция будет приложением к нему.
