Новый закон 407-ФЗ с 1 января 2021 года обязывает HR внести изменения в кадровые документы для дистанционных сотрудников, а также значительно расширяет возможности работодателей в управлении отдельными категориями сотрудников.
Договоримся о терминологии, от этого зависит стратегия ваших действий. Ваши сотрудники могут находиться в одном или нескольких случаях.
Случай 1. Особые обстоятельства
Сотрудники переведены на работу из дома/удаленно в условиях пандемии в марте-апреле 2020 года.
Случай 2. Полевые сотрудники
Сотрудники, которые работают на условиях дистанционного трудового договора в соответствии с действующим сегодня законодательством, на основании 60-ФЗ от 2013 года. Как правило, на дистанционный труд ранее переводили тех, кто работает в регионах и не имеет стационарного рабочего места.
Случай 3. Смешанные режим
Возможность заключить дистанционный трудовой договор для сотрудников, которые могут чередовать периоды работы дистанционно и на стационарном рабочем месте. Подобной возможности ранее законодательство не предусматривало.
Случай 4. До 6 месяцев
Возможность заключить дистанционный трудовой договор на срок до полугода. По сути, это такой же договор, как для полевых сотрудников (случай 2), но с ограниченным сроком действия.
Что делать HR для каждого случая
Особые обстоятельства
В новом законе предусмотрен временный перевод на дистанционную работу, если будут особые обстоятельства, такие как пандемия. Так, в Москве действует требование о переводе на удаленку 30% сотрудников, поэтому работодателям необходимо подготовиться к такому режиму, а именно:
разработать для особых обстоятельств отдельный ЛНА, который будет регулировать временный перевод на дистанционный труд. Это прямое требование нового закона.
Новое законодательство предъявляет особые требования к такому ЛНА. Прежде всего:
- порядок организации труда и взаимодействия.
- порядок обеспечения работников оборудованием и программным обеспечением.
- порядок компенсации работникам использования личного имущества.
Все эти требования необходимо тщательно разработать, чтобы избежать сложных ситуаций при взаимодействии с сотрудниками в особых обстоятельствах при удаленной работе
Полевые сотрудники
Внесенные изменения в закон о дистанционном труде обязывают работодателя
пересмотреть документы, созданные ранее для «полевых» сотрудников. К сожалению, законодатель исключил возможность и далее использовать отдельные основания для увольнения дистанционных работников. Остаются только 2 основания для увольнения, которые необходимо детально проработать, чтобы иметь возможность их использовать.
Также изменения коснулись правил ведения трудовой книжки и требуется внести их. Новый закон напрямую требует предусмотреть отдельным ЛНА и порядок взаимодействия с сотрудниками, сроки и порядок обмена документами, в том числе электронными и т.п. При вступлении нового закона о дистанционном труде в силу
компания будет обязана привести в соответствие с нормативными требованиями имеющиеся документы.
Смешанный режим
Законодатель расширил понятие дистанционной работы, и в новом законе предлагает считать дистанционными тех сотрудников, которые трудятся частично удаленно, частично в офисе. Это новая возможность для работодателя, которая позволяет всех офисных сотрудников сделать дистанционными.
Почему данное изменение – это «возможность»? Именно потому, что законодатель вводит специальное регулирование для дистанционных сотрудников. Используя такое регулирование, компания может оптимизировать документооборот без риска нарушить законодательство. Сейчас
работодателю необходимо принять решение по вопросу - будет ли он использовать данные возможности. Также под случай № 3 попадают и те компании, которые не вернули своих сотрудников в офис на все 100% после отмены Правительством РФ «нерабочих дней».
До 6 месяцев
В этом случае, каждый сотрудник, которого компания переводит на удалёнку, по сути становится дистанционным, что обязывает работодателя заключить соответствующий трудовой договор либо дополнительное соглашение к действующему договору.
Таким образом, новое законодательство позволяет заключить дистанционный трудовой договор практически с любым сотрудником вне зависимости от характера его работы.
С точки зрения документального оформления, действия работодателя в данном случае будут идентичны случаю 2 (полевые сотрудники), за исключением того, что срок дистанционного труда ограничивается шестью месяцами.
