Каждое корпоративное событие — праздник, презентация, шоу, конференция — должно менять отношение людей. Отношение к компании, партнерам, своей работе, коллегам и т. д. На первый взгляд, все понятно, но часто ли результат соответствует нашим ожиданиям?
К сожалению, в процессе подготовки коллеги-эйчары нередко упускают важнейший этап: определение основной цели мероприятия. Согласитесь, достаточно часто праздник проводится… ну прямо, как у известного по романам А. Дюма мушкетера Портоса, — «просто потому, что проводится!» Как вариант — «да все так проводят», «руководитель приказал», «ну, надо же как-то собраться»… Но не поставив вопрос «зачем?», эйчар не сможет найти эффективного решения — «как?». Посредственный результат: провели «кое-как» или «да как всегда…» оказывает нулевое воздействие, а то и вовсе демотивирует и разочаровывает людей.
Нередко приходится слышать: «компании выбрасывают огромные деньги на праздники». Но наш многолетний опыт свидетельствует: сильные успешные компании никогда не «кутят», а уж если организуют ивент — то исключительно для достижения определенной цели. Причем, и в благополучные, и в «экономные» времена.
Кроме того, есть немало примеров, когда для изменения отношения людей не нужно дорогостоящих технологий, потрясающий эффект вовлечения достигается с помощью вполне доступных «домашних» средств.
При подготовке мероприятия в кризисные времена наиболее разумным решением будет простота — та, что ближе к гениальности. Свои рекомендации по выбору правильного решения на каждом из этапов подготовки праздника мы собрали в таблицу 1.
Табл. 1. Рекомендации по организации мероприятия
|
Этап подготовки
|
Неправильно
|
Правильно
|
|
Цель мероприятия
|
Не определена |
Поставлена конкретная бизнес-задача:
• укрепление отношений с ключевыми клиентами;
• создание условий для неформального общения руководителя с сотрудниками — укрепление командного духа;
• укрепление связей между сотрудниками головного офиса и филиалов и т. п. |
|
Выбор зала
|
Неподходящее помещение:
• слишком тесное для большого числа приглашенных (или наоборот просторное, «холодное»);
• кричаще роскошное либо неуместно дешевое и т. п. |
Строго в соответствии с целью:
• для общения с партнерами, клиентами — аренда зала в ресторане, бильярдном клубе;
• для общения руководителя с сотрудниками — нарядно украшенный актовый зал или подготовленное к празднику помещение офиса;
• для обмена опытом между сотрудниками — просторный кабинет руководителя или холл, в котором создано «открытое пространство» и т. п. |
|
Приглашение участников
|
• несвоевременное оповещение (менее чем за две недели);
• отсутствие пригласительных (оповещение в устной форме);
• отсутствие подтверждения явки со стороны приглашенных;
• отсутствие рекламы мероприятия (как минимум, внутри компании — размещение новости на корпоративном сайте, информационном стенде и т. д.) |
Своевременное оповещение (за две-три недели в письменном виде):
• для сотрудников компании — эффектное объявление на информационном стенде (корпоративном сайте);
• для гостей компании: партнеров, клиентов, членов семей, прочих приглашенных — открытка (экономный вариант — электронное письмо, но обязательно с праздничным оформлением);
• подтверждение присутствия (позволит уточнить список присутствующих, внести соответствующие коррективы в бюджет и уточнить сумму расходов в расчете на одного человека) |
|
Презентация темы обсуждения (праздничного сюжета)
|
• превращение мероприятия в скучную лекцию (слишком объемные информационные блоки);
• не продумана последовательность информационной (презентация), развлекательной (шоу-программа) или развлекательной (дискотека, бальные танцы) частей мероприятия;
• затягивание отдельных блоков |
• подача информации равномерными компактными блоками, которые перемежаются развлекательными паузами;
• постановочное шоу с «корпоративными мотивами»;
• подача информации о достижениях компании в форме фильма или слайд-шоу (каждый блок продолжительностью от 3 до 10 мин.) |
|
Угощение
|
• рассадка за длинными банкетными столами (значительно ограничивает возможность свободного передвижения участников для общения);
• излишнее количество алкоголя при недостаточном количестве закусок, предложение крепких спиртных напитков на жаре, в пляжных или походных условиях;
• неправильная подача блюд — вынос одновременно большого количества закусок (один раз за вечер), вынос закусок во время торжественной части или представления;
• несоответствие меню, стилистики кухни или подачи блюд уровню приглашенной публики |
• правильный выбор формата:
а) легкий фуршет для партнерской встречи,
б) банкет — для создания «семейной» обстановки
• пропорциональное соотношение количества закусок, безалкогольных и алкогольных напитков;
• подача блюд организована как шоу: анимированная кухня, кухня с учетом стилистики мероприятия;
• наличие персонифицированного плана рассадки гостей за столами
|
|
Подарки
|
Несоответствие выбора/цены подарков уровню мероприятия, статусу гостей |
Согласно формату мероприятия:
• партнерам и клиентам — памятные сувениры;
• успешным сотрудникам и активным участникам конкурсов — дипломы победителей и поощрительные призы;
• VIP-гостям — эксклюзивные подарки |
|
Подведение итогов мероприятия
|
Отсутствие критериев итоговой оценки достигнутых результатов |
Системный анализ результатов, оценка достижения поставленных целей (в том числе для выявления наиболее действенных методов и применения их в будущем) |
Организуя праздничное событие, нужно четко разграничить, будет ли оно предназначаться только для сотрудников компании, либо его целевой аудиторией являются «внешние» участники — партнеры, клиенты, приглашенные гости.
«Внутреннее» мероприятие
Если мероприятие предназначено только для сотрудников (юбилей компании, командные игры, корпоративные пикники и пр.), то основная задача эйчара — работа с коллективом:
повышение лояльности сотрудников к своей компании и ее руководителям;
развитие чувства гордости за свою организацию;
установление партнерских отношений между коллегами (особенно — из разных департаментов, филиалов);
выражение признания и уважения по отношению к наиболее эффективным сотрудникам.
Сначала следует сформулировать идею или сквозную тему — общую канву, которая поможет организовать общение руководителей с сотрудниками. Что может быть такой идеей? К примеру — укрепление корпоративного духа: сейчас это важно, поскольку люди устали от кризиса и демотивированы падением зарплаты.
Что еще нужно для подготовки? «Дома», прежде всего, необходимо создать доверительную атмосферу, вовлечь людей в совместное действие. Для этого вовсе не обязательно организовывать ролевые игры, костюмированные представления и пр.; главное — создать чувство общности, принадлежности к одной «семье». Не менее важно правильно выбрать площадку, где будет происходить событие: зал не должен разобщать людей. При проведении «камерных» мероприятий не рекомендуется использовать сцену, трибуну, высокий подиум (их лучше задрапировать и размещать там призы, подарки). Гораздо лучше сдвинуть столы полукругом, оставив в центре место для ведущих и выступающих.
Для большинства из нас понятие «счастье» ассоциируется с чувством причастности к большому интересному делу, а не с обладанием определенной суммой денег. Энтузиазм работников повысит признание важности вклада каждого из них в общее дело, ценности труда на благо всех.
Мероприятие с приглашением внешних гостей
Эффективно организовать его гораздо сложнее: многие люди незнакомы между собой, их поведение трудно заранее спрогнозировать. Но и в этом случае начинать следует с определения цели и основных задач мероприятия. Чего мы хотим:
- Познакомить потенциальных клиентов и партнеров со своей компанией?
- Укрепить деловые и человеческие отношения с партнерами?
- Рассказать о своей продукции, ознакомить с новинками?
- Укрепить имидж своей компании (надежность поставок, быстрое решение проблем, гарантии качества, учет потребностей каждого партнера и т. п.)?
- Просто повеселиться вместе?
Определившись с конечной целью, нужно тщательно проанализировать аудиторию: возрастной и профессиональный состав, социальный статус приглашенных и пр. Далее следует продумать, какие технические средства нам понадобятся, какие организационные решения (пример детализации требований для некоторых задач см. в табл. 2).
Табл. 2. Детализация требований для выполнения некоторых задач при организации корпоративного мероприятия
|
Задачи
|
Требования
|
|
Ознакомить участников с новинками продукции компании
|
Проектор и экран для презентации |
| Выставка с образцами продукции |
| Наборы информационных материалов для каждого гостя (компакт-диск, буклет, сувенир с корпоративной символикой, контактная информация и т. п.) |
|
Продемонстрировать успешность компании
|
Зал представительского класса |
| Высокопрофессиональный ведущий |
| Присутствие моделей-хостесс в корпоративной форме у входа в зал |
| Оригинальные спецэффекты, световое шоу в финале вечера |
|
Установить деловые связи
|
Деление зала на сектора — по направлениям бизнеса |
| Неформальная обстановка, отсутствие громкой музыки, шумных выступлений артистов и пр. |
| Фуршет |
| Организация викторины или лотереи (дает возможность объявить названия участвующих в мероприятии компаний) |
| Обязательное анкетирование всех участников (сбор контактных данных) |
|
Обеспечить коммуникации между участниками после завершения мероприятия
|
Обработка анкет |
| Создание бизнес-сообщества, в рамках которого будет продолжаться сотрудничество |
| Установление традиции проведения данного мероприятия с определенной периодичностью |
Составив перечень всего необходимого, можно описать общую последовательность проведения мероприятия, а также оценить — сколько времени займет программа и сколько денег потребуется. Продумав несколько вариантов, мы сможем органично «встроить» в сценарий мероприятия все элементы, связав их единым сюжетом. После этого начинаем планировать: составляем список задач, определяем их приоритетность, разрабатываем график подготовки и порядок проведения события.
При организации ивентов с приглашением гостей очень важно сохранять чувство меры. Не следует быть навязчивым: не переусердствуйте с количеством вопросов в анкете, не злоупотребляйте своими логотипами и баннерами. Помните: гость уже оказал вашей компании любезность — нашел время для посещения мероприятия, поэтому постарайтесь предложить ему что-то полезное, значимое или просто интересное: выгодное коммерческое предложение, новые перспективы для сотрудничества, а самое главное — позитивные эмоции. Доверие людей — самое ценное ваше приобретение.
